Die HERO-Software bietet euch die Möglichkeit, auf verschiedenen Wegen Zeiten und Abwesenheiten eurer Mitarbeiter zu erfassen. Im folgenden Beitrag erfährst du, welche Möglichkeiten der Zeiterfassung dir zur Verfügung stehen. Zunächst einmal sind dafür im besten Falle einige Grundeinstellungen zu berücksichtigen.
In diesem Beitrag zur Zeiterfassung mit HERO
- Grundeinstellungen für die Zeiterfassung
- Zeiterfassung an einem Beispiel
- Zeiterfassung im Browser (PC/Laptop)
- Zeiterfassung in der App (Smartphone)
Grundeinstellungen für die Zeiterfassung
Schritt eins für eine gescheite Zeiterfassung ist die Wochenarbeitszeit deiner Mitarbeiter. Diese stellst du unter dem Menüpunkt [Mitarbeiterverwaltung] und [Mitarbeiter] für jeden deiner Mitarbeiter ein. Dafür klickst du anschließend in der Mitarbeiterverwaltungsübersicht auf einen beliebigen Mitarbeiter, für den du die Wochenarbeitszeit eintragen möchtest. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Du befindest dich nun in den persönlichen Einstellungen deines ausgewählten Mitarbeiters. Unter dem Punkt [Vertrag] kannst du über den Button [Bearbeiten] nun die Wochenarbeitszeiten deines Mitarbeiters verwalten.
Trage nun die Wochenarbeitsstunden sowie die Urlaubstage für deinen Mitarbeiter ein. Außerdem kannst du eine Lohngruppe, wie z.B. in unserem Fall [Meister] dem jeweiligen Mitarbeiter zuteilen. Dementsprechend wird die Zeiterfassung an die "Soll"/"Ist" Zeiten angepasst. Darüber hinaus wird die Lohngruppe direkt in der Zeiterfassung berücksichtigt (die ausgewiesenen Lohngesamtkosten werden bestimmt). Abschließend klicke auf [Speichern] und deine Änderung wird vorgenommen.
Zeiterfassung anhand eines beispielhaften Projekts
Beispielhaft legen wir nun im ersten Schritt ein neues Projekt an, an dem wir die Zeiterfassung verbildlichen. Um ein neues Projekt zu erstellen, klicke, in egal welcher Übersicht du dich befindest, im oberen Reiter auf den Button [+Neu] und anschließend auf [Projekt]. Fülle die folgenden Felder aus und weise diesem Projekt Beispielsweise einen Mitarbeiter zu. Abschließend klickst du auf [Speichern] und das Projekt wird erstellt.
Wenn du einem Projekt zusätzlich einen weiteren Mitarbeiter zuweist, kann dieser innerhalb dieses Projekts ebenso Zeiten erfassen.
Zeiterfassung im Browser
Grundlegend noch einmal erwähnt: Es werden gewisse Rechte benötigt, um Verwaltungen, wie z.B. das Bestätigen einer erfassten Zeit vorzunehmen. Als Geschäftsführer hast du immer die Möglichkeit alle Zeiten zu erfassen sowie zu bearbeiten. Als Mitarbeiter kannst du für dich selbst Zeiten erfassen und diese einreichen (müssen dann von jemandem mit den passenden Rechten noch bewilligt werden).
Wenn du deinen Projekten die passenden Mitarbeiter zuweist, hast du eine bessere Übersicht darüber, welcher Mitarbeiter wie viel in dem jeweiligen Projekt gearbeitet hat. Vor allem aber siehst du auch, wenn die richtige Lohngruppe angegeben wurde, wie viele Lohnselbstkosten ins Projekt investiert worden sind und wie erfolgreich im Projekt gearbeitet wurde.
Zeiteintrag erstellen
Unter der [Mitarbeiterverwaltung] und dem Unterpunkt [Zeiterfassung] kannst du Zeiteinträge einreichen. Grundlegend kannst du zwischen unterschiedlichen Übersichten switchen: [Heute], [Diese Woche], [Diesen Monat] und [Dieses Jahr]. Rechts in der Leiste wird das passende Datum anzeigt. Außerdem hast du dort die Möglichkeit einen anderen beliebigen Zeitraum dir anzeigen zu lassen.
Um nun einen Eintrag hinzuzufügen, klicke auf [+Eintrag]. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster.
Jetzt kannst du einen Eintrag erstellen. Wähle dazu einen Mitarbeiter aus. Außerdem das passende Datum, sowie die Arbeitsdauer. Anschließend kannst du noch eine Kategorie auswählen und den Zeiteintrag einem Projekt deines Mitarbeiters zuweisen. Mit einem Klick auf [Speichern] wird dein Zeiteintrag vorläufig eingereicht.
Daraus ergibt sich nun ein vollständiger Zeiteintrag. Neben dem Mitarbeiter, siehst du in der Übersicht noch das Datum, die Arbeitszeit, welche Lohnselbstkosten verursacht wurden, welche Gesamtsumme diese Lohnselbstkosten betragen, welchem Auftrag/Projekt die Zeiterfassung zugewiesen worden ist, ob ein Kommentar hinzugefügt wurde sowie die Kategorie und den Status des Zeiteintrags.
Der Status des Zeiteintrages ist nach Speichern immer erst einmal vorläufig (in der Übersicht als [Beantragt] gekennzeichnet). Dieser kann über den Haken [Bestätigen] bewilligt werden.
Nachdem die Zeiterfassung nun bestätigt wurde, sind die 4h Arbeitszeit nun in der Übersicht als [Bewilligt] gekennzeichnet. Der Saldo hat sich nun deiner erfassten Arbeitszeit angepasst.
Außerdem ist erwähnenswert, dass wenn Ihr die Zeiterfassung im Browser vornehmt, die Pause manuell angepasst werden muss. Beziehungsweise deine Mitarbeiter am beste mehrere Zeiterfassungen pro Tag einreichen: eine Zeiterfassung vor der Pause, eine Zeiterfassung für die Pause und eine Zeiterfassung nach der Pause.
Wenn diese nun alle bestätigt worden sind, sieht die Tagesübersicht wie folgt aus:
Überstunden
Im Folgenden schauen wir uns einmal beispielhaft an, wie die Hero-Software mit Überstunden umgeht. Denn standardmäßig werden Überstunden erst einmal nicht automatisch eingetragen.
Die Überstunden sind im Saldo einfach bspw. als [+02:00] gekennzeichnet, sowie die Minusstunden als [-02.00] im Saldo gekennzeichnet worden wären.
Sollen die Überstunden deines Mitarbeiters nun zum Ende des Monats ausgezahlt werden (d.h. sie sollen danach nicht mehr berücksichtigt werden), so muss ein Stundenausgleich vorgenommen werden. Dafür klickst du bitte in der oberen Leiste auf [Stundenausgleich] und wählst zunächst einmal den entsprechenden Mitarbeiter aus. Anschließend klickst du auf der rechten Seite auf [+Stundenausgleich] und es öffnet sich ein neues Fenster. Hier füllst du nun alle Felder aus. Achte in diesem Fall darauf, dass die [Ausgleichsart] [Auszahlen] ist. Denn es sollen Überstunden reduziert werden. Abschließend klickst du auf [Speichern].
In diesem Fall haben wir den [Verbuchungszeitpunkt] exemplarisch auf das aktuelle Datum gesetzt, damit Ihr im Folgenden seht, wie sich der Saldo anpasst. Die Überstunden sind jetzt in der Übersicht unter [Ausgleich] zu finden und der Saldo ist wieder ausgeglichen.
Stundenausgleich
Nach dem gleichen Prinzip wie oben aufgeführt könnt ihr auch weitere Stundenausgleiche anlegen. Neben dem [Auszahlen] kannst du noch weitere Ausgleichsarten wählen.
Unterschiedliche Arbeitszeiten in der Woche
Schauen wir uns ein Beispiel eines Mitarbeiters an, welcher unterschiedliche Arbeitszeiten in der Woche aufweist. In unserem Fall wird von Montag-Donnerstag 8,5h gearbeitet und am Freitag hingegen nur 6h. So kommt ihr Mitarbeiter zwar in der Woche auf 40 Gesamtstunden, jedoch nicht gleich verteilt. Normalerweise ist dies am Ende der Woche kein Problem, sodass sich der Saldo automatisch ausgleicht. Wird allerdings ein Tag zwischen Montag-Donnerstag Urlaub genommen, so fehlen ihrem Mitarbeiter am Ende der Woche 30 Minuten im Gesamtsaldo, da das System mit 8h eines Arbeitstages rechnet.
Die Zeiterfassung würde wie folgt aussehen:
Um die -30 Minuten des Saldos auszugleichen, muss leider noch manuell vorgegangen werden. Dafür legen wir einen Stundenausgleich an. Klicke also in der oberen Leiste auf [Stundenausgleich]. Und anschließend auf [+Stundenausgleich]. Es öffnet sich ein neues Fenster.
In diesem Fenster kannst du nun deinen Stundenausgleich anlegen. Wähle dazu den entsprechenden [Mitarbeiter], die [Ausgleichsart] sowie den [Verbuchungszeitpunkt] und die [Anzahl an Minuten oder Stunden] aus. Anschließend klickst du auf [Speichern]. Jetzt sollte der Saldo wieder ausgeglichen sein. Am besten gebt ihr Übersichtshalber die 30 Minuten für den Tag ein, an welchem euer Mitarbeiter Urlaub hatte.
Wie man im folgenden sieht, ist der Saldo wieder ausgeglichen und die 30 Minuten sind unter [Ausgleich] zu finden.
Export der Zeiterfassung
Wenn mehrere Buchungen über einen oder auch mehrere Monate vorliegen, können diese alle gemeinsam oder einzeln exportiert werden. Über die blauen Haken hast du die Möglichkeit, die beliebigen Zeiterfassungen per anklicken anzuwählen und über den [Export-Button] zu exportieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob du nur einen Zeiteintrag oder alle anwählst.
Oder per Klick auf [Stundenliste] hast du ebenso die Möglichkeit eine Excel Tabelle zu exportieren. Auch hier hast du die Möglichkeit, vorher einen Mitarbeiter auszuwählen. Wähle außerdem ein Start- sowie Enddatum aus, um eine detaillierte Übersicht über eine ganz bestimmte Zeitspanne zu erhalten. Klicke abschließend auf [Export].
Urlaub
Schauen wir uns im nächsten einmal an, wie die Hero-Software mit Urlaubstagen umgeht. Beispielhaft präsentieren wir im Folgenden, dass der Mitarbeiter Hans Dieter sich Fünf Tage Urlaub nehmen möchte. Wenn der Urlaub nicht in der Hero-Software vorher eingetragen sowie genehmigt wurde, hätten wir nach der Woche Urlaub in der Zeiterfassung von Hans Dieter ein Saldo von -40h.
Um diese 40h nun auszugleichen, können wir Urlaub einreichen. Über den Button [Mitarbeiterverwaltung] sowie [Mitarbeiter] gelangen wir in die Mitarbeiterübersicht. Dort klicken wir auf unseren Mitarbeiter [Hans Dieter] und gelangen anschließend in seine persönliche Übersicht. Per Klick auf [Urlaub und Abwesenheiten] kann ein Urlaubsantrag über den Button [+neuer Abwesenheitsantrag] eingereicht werden. Es öffnet sich anschließend ein neues Fenster.
In diesem Fenster tragen wir nun den Grund der Abwesenheit ein. In diesem Fall ist die [Abwesenheitsart] [Urlaub]. Außerdem muss ein Zeitraum ausgewählt werden und vor allem, ob es sich beim Start- sowie Enddatum um einen vollwertigen oder nur halben Arbeitstag handelt. Nach Beliebe kann noch ein [Kommentar] hinzugefügt werden und per Klick auf [Speichern] wird der Antrag nun eingereicht. Der Antrag muss letztendlich nur noch über das [Haken-Symbol] bestätigt werden und der Saldo sollte ausgeglichen sein.
Nach der Genehmigung sieht die Zeiterfassung für den Zeitraum vom 25.07.2023-31.07.2023 bei Hans Dieter nun wie folgt aus:
Wie man erkennt, ist der Saldo ausgeglichen und die 40h unter [Abwesend] zu finden.
Außerdem habt ihr die Möglichkeit unter [Urlaub und Abwesenheiten] die Urlaubstage eueres Mitarbeiters anzupassen. Denn es kann gut sein, dass ihr einen neuen Mitarbeiter im Monat Juli eines Jahres eingestellt habt. Dieser hat allerdings laut Hero-Software noch 30 Urlaubstage. Um diese jetzt für die restlichen sechs Monate auszugleichen, klickt ihr auf das [Stift-Symbol] neben [Details Urlaubsbudget 2023] und tragt unter [Manuelle Anpassung in Tagen] anschließend die Anzahl an Tagen, die gestrichen werden sollen, mit [- Anzahl an Tagen] ein. Per Klick auf [Speichern] wurde eure Anpassung vorgenommen.
Zeiterfassung in der App
Die Zeiterfassung in der App läuft Grundlegend etwas unkomplizierter ab, als im Browser. Auch hier ist daraufhinzuweisen, dass gewisse Rechte benötigt werden, um Verwaltungen, wie z.B. das bestätigen von Zeiteinträgen vorzunehmen.
Zeiteinträge hinterlegen
Wenn du die Hero-App öffnest hast du in der unteren Leiste direkt vier Möglichkeiten. Eine davon ist die [Zeiterfassung], klicke diese an und du gelangst in eine neue Übersicht. Hier siehst du all deine bisher erfassten Zeiten. Unten rechst erscheint ein [gelber "+-Button"], wenn du diesen anklickst erscheinen dir folgende drei Möglichkeiten:
Zeiterfassung durchführen / starten
Am simpelsten ist die Funktion [Zeiterfassung starten], damit können deine Mitarbeiter sich einfach zu beginn des Tages Einstempeln und ab dem Zeitpunkt läuft automatisch ein Timer. Standardmäßig wird die Kategorie [Umsetzung] gewählt. Während der Zeiterfassung können direkt schon Bearbeitungen vorgenommen werden. Diese können über das [">"-Symbol] rechst neben dem Timer getätigt werden.
In der neuen Übersicht kann der Zeiteintrag direkt bearbeitet werden. Dies ist für den Fall gut, falls ein Mitarbeiter beispielsweise sich gerade auf dem Weg zu einem Projekt befindet, so kann unter der [Kategorie] [Fahrzeit] ausgewählt werden. Über den [Haken] kann die Änderung gespeichert werden.
Außerdem habt ihr die Möglichkeit über den ["+"-Button] unter der ablaufenden Zeit direkt einen neuen Zeiteintrag hinzuzufügen. Sprich wie im Beispiel davor habt ihr noch den aktiv laufenden Zeiteintrag zur [Fahrzeit]. Nun seid ihr an eurem Projekt angekommen und wollt automatisch switchen, da ihr euch nun in einer neuen [Kategorie] befindet. Mit einem Klick auf den ["+"-Button] wird der erste Zeiteintrag zur [Fahrzeit] nun automatisch beendet und ein neuer Zeiteintrag beginnt. Für eine bessere Übersicht ist dies ein praktisches feature.
Ihr könnt belieb oft neue Zeiteinträge beginnen. Sie werden dann wie folgt aufgelistet:
Pause machen
Über den [Pause-Button] auf der rechten Seite könnt ihr die Zeiterfassung auf für einen kurzen Moment unterbrechen. Währendessen wird automatisch ein Zeiteintrag mit der [Kategorie] [Pause] für euch erstellt. Dies erleichtert euer Ein- und Ausstempeln erheblich.
Eure Pause ist vorbei. Per Klick auf den [Play-Button] könnt ihr eure Zeiterfassung weiterlaufen lassen. Es wurde automatisch ein Zeiteintrag [Pause] erstellt.
Zeiterfassung beenden
Nach eurem Arbeitsstag könnt ihr per Klick auf den [Stopp-Button] euren heutigen Zeiteintrag vollständig beenden (der Stopp-Button befindet sich ganz Links). In der [Liste] befinden sich nun alle heute erfassten Zeiteinträge.
Zeiteintrag in der App einreichen
Wichtig zu wissen ist, dass die Zeiteinträge nicht Automatisch eingereicht werden. Nach beenden der Zeiterfassung befinden die Einträge sich im Status [Vorläufig] und müssen erst aktiv eingereicht werden.
Achtung: Es ist möglich Zeiteinträge nachträglich per Klick auf den ausgewählten Zeiteintrag zu bearbeiten, jedoch nur im Status [Vorläufig]. Sobald die Zeiteinträge eingereicht worden sind, können sie nicht mehr vom Mitarbeiter selber bearbeitet werden. Außer dieser hat die gewissen Rechte dafür.
Um einen Zeiteintrag einzureichen, klickst du den entsprechenden Zeiteintrag an und gelangst erst einmal in eine Übersicht. Über die [Drei Punkte] kannst du den Zeiteintrag nun entweder [Bearbeiten] oder per klick auf [Einreichen] endgültig einreichen.
Zeitkonto
Auch in der App kannst du eine Übersicht über dein Zeitkonto erhalten. Gehe dafür in der Übersichtsleiste auf die [Zeiterfassung] und anschließend auf das [Zeitkonto]. Auch hier kannst du über den Button oben rechts eine Auswahl des angezeigten Zeitraumes treffen. Anschließend hast du die gleiche Übersicht wie in der Web-Version.
Zeiteinträge im Browser sichtbar
Die App einträge sind automatisch mit der Web Oberfläche verknüpft, sobald die Einträge hinterlegt worden sind (egal ob im Status Vorläufig oder Genehmigt) sind sie auch iim Browser zu sehen. Dementsprechend kannst du Zeiteinträge aus der App auch im Browser erst einreichen. Im Browser siehst du neben den Zeiteinträgen entweder einen [Haken], dieser bedeutet, dass der Zeiteintrag schon eingereicht ist. Oder das [Papierflieger-Symbol] für noch einzureichende Zeiteinträge. Per Klickt auf das entsprechende Symbol kann der Zeiteintrag auch im Browser eingereicht werden.
Zeiterfassung bewilligen
Bisher kann die Zeiterfassung nur im Browser bewilligt werden. Dafür muss unter [Mitarbeiterverwaltung] sowie [Zeiterfassung] der passende Mitarbeiter ausgewählt werden. Anschließend können die eingereichten Zeiteinträge über den [Haken] als Bestätigt, dementsprechend als [Bewilligt] markiert werden.
Alles klar? Noch Fragen?
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