Kann ich meine Projektpipeline / meinen Projektassistenten individualisieren?

Die Funktion zur Individualisierung der Projekttypen befindet sich momentan noch im BETA-Status, d.h. dass die Funktion noch nicht für alle Nutzer freigeschaltet wurde und ggf. bestimmte Funktionen nicht ganz sauber genutzt werden können.

Wir arbeiten bereits an Verbesserungen und Updates, um die nachfolgend genannten Probleme zu beheben. Wenn dir weitere Dinge auffallen oder du Verbesserungsvorschläge hast, dann sende uns gerne Feedback über unser HERO Produktportal zu. 

Die individuellen Projektpipelines bzw. Projektassistenten heißen in der HERO Software übrigens Projekttypen, was im nachfolgenden Text und der Software entsprechend genutzt wird.

Was kann die Funktion?

Mit dieser Funktion kannst du neue Projekttypen (Projektassistenten) erstellen und diese nach deinen eigenen Vorstellungen anpassen. So kannst du bspw. alle ungewünschten Schritte (Status) entfernen oder aber weitere Schritte hinzufügen. Außerdem kannst du alle Schritte nach deinen Vorstellungen umbenennen. Der bisherige Projektassistent steht dir auch weiter zur Verfügung, kann aber aus technischen Gründen nicht bearbeitet werden. Wenn du ihn nicht mehr nutzen möchtest, kannst du ihn ausblenden und somit nur noch deinen selbst erstellten Projektassistenten nutzen.

Wie kann ich einen eigenen Projekttypen erstellen?

Du kannst einen neuen Projekttypen unter Firmeneinstellungen > Projekttypen erstellen. 

Du gelangst nun in die Projekttypenverwaltung, in der alle bestehenden Projekttypen dargestellt werden. Um nun einen neuen Projekttypen zu erstellen, klicke oben rechts auf den Button "+Projekttyp".

Gib nun den Namen des Projekttyps in der Mehrzahl und Einzahl ein, z.B. "Vorgänge" und "Vorgang". Diese Werte werden in verschiedenen Ansichten verwendet. Die Mehrzahl wird beispielsweise links in der Navigation im Menüband angezeigt. Die Einzahl wird beim Erstellen eines Projekts verwendet. Klicke auf den Button "Speichern", um den Projekttyp zu erstellen.

WICHTIG: Damit du den neuen Projekttypen nutzen kannst, musst du ihn letztlich noch aktivieren. Klicke dafür rechts neben dem neuen Projekttypen auf "(Re-)Aktivieren". Der Status des Projekttypen wechselt dann von "Archiviert" auf "Aktiv".

Wie kann ich meine Projekttypen bearbeiten?

Du kannst deine Projekttypen unter Firmeneinstellungen > Projekttypen verwalten. In der Tabelle werden dir alle Projekttypen angezeigt. Hier kannst du die Projektschritte anpassen, den Projekttypen umbenennen, ihn archivieren, reaktivieren oder als Standard-Projekttyp setzen, sowie darin enthaltene Projekte in einen anderen Projekttypen verschieben.

Erklärung der Spalten:

• Name: Hier wird der Wert angezeigt, der im Feld "Mehrzahl" eingetragen wurde.

• Projekttyp: Hier wird angezeigt, um welche Art von Projekttyp es sich handelt. Es gibt zwei mögliche Werte:

  • Default Projekttyp: Dies ist die alte Pipeline, die bisher von allen Kunden genutzt wurde. Diese kann aus technischen Gründen nicht verändert werden. Bei Neukunden wird dieser Typ nicht mehr angezeigt.
  • Individueller Projekttyp: Dies ist der neue Typ für Pipelines und kann jederzeit individuell angepasst werden. Neukunden erhalten direkt einen individuellen Projekttyp, der nach den eigenen Wünschen angepasst werden kann.

• Standard: Diese Spalte zeigt an, welcher Projekttyp als Standard markiert wurde. Der Standard-Projekttyp wird beim Erstellen von Projekten vorausgewählt und dient als Fallback für Wartungsverträge und die APIs. 

• Schritte: Hier wird die Anzahl der Schritte im Projekttyp angezeigt.

• Status: Hier wird angezeigt, ob der Projekttyp momentan aktiv oder archiviert ist. Wenn ein Projekttyp archiviert ist, kann kein Projekt mit diesem Typ über "+Projekt" erstellt werden und er wird nicht mehr in der Navigation angezeigt.

Erklärung der Aktionen:

• Bearbeiten: Hier kannst du die Schritte im Projekttyp bearbeiten. Weitere Informationen findest du unter "Projektschritte verwalten" weiter unten.

• Projekte verschieben: Du kannst Projekte von einem Projekttyp in einen Anderen verschieben. Du kannst auch Projekte innerhalb desselben Projekttyps verschieben. Um Projekte zu verschieben, wähle für jeden zu verschiebenden alten Projektschritt einen neuen Schritt im neuen Projekttyp aus. Wenn im neuen Projekttyp kein Schritt ausgewählt wird, werden die Projekte darin nicht verschoben.

• Umbenennen: Hier kannst du den Namen (Mehrzahl und Einzahl) des Projekttyps nachträglich ändern.

• Als Standard setzen: Diese Option wird nur bei Projekttypen mit "Standard = Nein" angezeigt. Damit kannst du den ausgewählten Projekttyp zum Standard-Projekttyp ändern.

• Archivieren: Diese Option wird nur bei Projekttypen mit "Status = aktiv" angezeigt. Damit wird der Status auf "archiviert" geändert. Der Standard-Projekttyp kann nicht archiviert werden, und es können keine Projekttypen archiviert werden, die noch Projekte enthalten. Diese Projekte können über "Projekte verschieben" migriert werden.

• Reaktivieren: Diese Option wird nur bei Projekttypen mit "Status = archiviert" angezeigt. Damit wird der Status auf "aktiv" geändert.

Wo kann ich die Projekt-Schritte eines Projekttyps anpassen?

Um die Schritte in einem Projekttyp anzupassen gehe zunächst in die Projekttypenverwaltung und klicke dann neben dem gewünschten Projekttyp auf das das Zahnrad-Icon (Bearbeiten). Du gelangst nun in die Verwaltung der Projektschritte, in der du Schritte hinzufügen, bearbeiten oder löschen kannst.

Erklärung der Spalten:

• #: Die Zahl setzt sich aus dem Basisstatus und der Reihenfolgezahl zusammen und ermöglicht eine logische Sortierung der Projektschritte. Hauptverantwortlich für die Reihenfolge ist der Basisstatus. Nur wenn zwei Schritte denselben Basisstatus haben, sorgt die Reihenfolgezahl für eine Sortierung. Der Schritt mit der höheren Reihenfolgezahl wird weiter unten in der Pipeline angezeigt. Wenn beide Schritte denselben Basisstatus und dieselbe Reihenfolgezahl haben, dann wird der Schritt weiter oben angezeigt, der zu erst erstellt wurde.

• Name: Hier wird der Name des Schritts angezeigt. Du kannst ihn frei wählen, und er wird im Web und in der App angezeigt.

• Basis-Statustyp: Der Basisstatus wird hauptsächlich für die Auswertungen benötigt, z.B. um festzustellen, wann ein Projekt abgerechnet wurde. Er kann auch genutzt werden, um ein Projekt nach Erstellung eines Dokuments automatisch in einen bestimmten Schritt zu verschieben (siehe "Projekt bei Dokumentenerstellung verschieben in...").

Erklärung der Aktionen:

• Bearbeiten: Hier kannst du den Namen, die Reihenfolge und den Basisstatus des Schritts ändern.

• Name: Hier kannst du den Namen des Schritts ändern.

• Reihenfolge: Hier kannst du die Reihenfolge der Schritte ändern, wenn sie denselben Basisstatus haben. Der Schritt mit der höheren Reihenfolgezahl wird weiter unten angezeigt.

• Basisstatustyp verändern: Hier kannst du den Basisstatus ändern, wodurch der Schritt in der Reihenfolge verschoben wird. Bestehende Projekte werden ebenfalls verschoben.

• Schritt löschen (unwiderruflich): Hiermit kannst du einen Schritt unwiderruflich löschen. Bestehende Projekte werden in den darüberliegenden Schritt verschoben.

Wie kann ich einem Projekttyp einen neuen Schritt / Status hinzufügen?

Um einen Schritt hinzuzufügen, kannst du oben rechts auf den Button "+Schritt" klicken. In dem Fenster musst du dann einen Namen vergeben, den Basisstatus wählen und einen Wert bei Reihenfolge eintragen.

Die Anzahl der Schritte, die ein Projekttyp beinhalten kann, ist unbegrenzt. Es müssen aber mindestens die drei Schritte enthalten sein, welche die Basis-Status "Neu-Erstkontakt", "Abgeschlossen" und "Archiviert" enthalten, da diese den Anfang und das Ende jedes Projekttyps definieren. Diese drei Status können daher nicht gelöscht oder weitere Schritte mit diesem Basisstatus erstellt werden.

Kann ich ein Projekt zwischen den Projekttypen hin und her verschieben?

Ja, du kannst sowohl einzelne Projekte verschieben, als auch alle Projekte in einem Projekttyp oder nur  diejenigen, die in einen bestimmten Status liegen.

Einzelne Projekt verschieben

Um ein einzelnes Projekt zu verschieben, kannst du im Projekt oben rechts auf "Aktionen" klicken und anschließend auf "Projekttyp ändern". 

Es öffnet sich dann ein Fenster indem du den neuen Projekttypen und den neuen Status wählen kannst, in den es verschoben werden soll.

Nach dem Verschieben wird ein Logbucheintrag erzeugt, damit der Wechsel nachvollziehbar ist.

Mehrere Projekte verschieben

Um mehrere Projekte zu verschieben, musst du in die Projekttypen-Verwaltung unter den Firmeneinstellung gehen. Klicke neben dem Projekttypen, aus dem du die Projekte verschieben möchtest, auf das Icon mit den zwei Pfeilen (Projekte verschieben). Anschließend musst du den Projekttypen wählen, in den die Projekte verschoben werden sollen. Das kann auch derselbe Projekttyp sein, wie der bisherige. Nun kannst du noch wählen aus welchen Status du die Projekte verschieben möchtest und in welchem neuen Status sie verschoben werden sollen. Wenn kein neuer Status gewählt wird, dann werden die Projekte nicht verschoben.

Nach dem Verschieben wird ein Logbucheintrag erzeugt, damit der Wechsel nachvollziehbar ist.

Besonderheiten

Spätere Projekte

Bestehende Projekte, welche in die Liste "Spätere Projekte" verschoben wurden, werden nicht mehr in einem extra Menüband dargestellt. Die Projekte findest du aber weiterhin in der Projektübersicht "Alle", sowie in den einzelnen Status-Ansichten (Tabellen). Die Zähler neben dem jeweiligen Status zählen spätere Projekte nicht mit. Um spätere Projekte sauber abzubilden, empfehlen wir hierfür einen eigenen Status anzulegen.

Wartungsverträge: 

Du kannst in einem Dropdown-Menü auswählen, für welchen Projekttyp du ein Projekt erstellen möchtest. Es werden alle aktiven Projekttypen zur Auswahl angezeigt.

Wenn ein Projekttyp archiviert wird, der in einem bestehenden Wartungsvertrag hinterlegt wurde, dann wird das Projekt stattdessen im Projekttyp erstellt, der als Standard markiert wurde.

Projekt bei Dokumentenerstellung verschieben in...:

Im Dokumentenkonfigurator kannst du für jeden Dokumententyp (außer Rechnung) festlegen, in welchen Status ein Projekt verschoben werden soll, wenn ein Dokument erstellt wurde. Bspw. kannst du also einstellen, dass nach dem Erstellen eines Angebots das dazugehörige Projekt in einen Schritt mit dem Basisstatus "Angebotserstellung" verschoben wird.

Falls du mehrere Projekttypen nutzt, solltest du beachten, dass sich diese Funktion auf den Basisstatus bezieht und somit für alle Projekttypen gültig ist.

Wenn es in einem Projekttypen mehrere Schritte mit demselben Basisstatus gibt, dann wird das Projekt in den ersten bzw. obersten Schritt mit dem gewählten Basisstatus verschoben.

Wenn es in dem Projekttypen keinen Schritt mit dem Basisstatus gibt, dann wird das Projekt nicht verschoben.

Bei Dokumenten mit dem Typ "Rechnung" ist das Verschieben des Projekts vom System vorgegeben. Bei Teilrechnungen wird das Projekt in einen Schritt mit dem Basisstatus "Umsetzungsbeginn" verschoben und bei einer Schlussrechnung in einen Schritt mit Basisstatus "Kundenrechnung".

Projekte werden nur vorwärts bzw. nach unten verschoben. Wenn ein Projekt bspw. in einem Schritt mit Basisstatus "Umsetzungsbeginn" liegt (es wurde z.B. eine erste Teilrechnung erstellt) und nun ein Dokument erstellt wird, welches das Projekt in einen vorherigen Schritt schieben würde (Angebot), dann wird das Projekt nicht zurück verschoben. 

Lead-API und GraphQL-API:

Die bestehenden APIs funktionieren weiterhin ohne Anpassungen. Die Projekte werden in dem Projekttyp erstellt, der als Standard markiert wurde. Wenn du Projekte in anderen bzw. mehrere Projekttypen erstellen möchtest, so muss die Projekttyp-ID in der API übermittelt werden. Welche ID dein Projekttyp hat, kannst du in der Projekttypenverwaltung sehen, wenn du den Mauszeiger über den Namen eines Projekttyps hältst und dann unten links in den angezeigten Link schaust. Die Zahl am Ende ist die ID des Projekttyps, hier ist bspw. die "3".