Für die Buchhaltung ist es oftmals nötig, Belege aus der HERO-Software für Steuerberater zu DATEV zu exportieren, vor allem, wenn ihr nicht mit Lexoffice arbeitet. Da es aktuell (Stand: Juli 2023) in der HERO-Software noch keine separate Schnittstelle für DATEV gibt, muss der CSV-Export "manuell" vorgenommen werden. Wir zeigen euch hier, wie das geht.
Vorkenntnis: Buchhaltung
Unsere Buchhaltungssoftware dient der Vorbereitung der "korrekten" Buchhaltung. Denn wenn ihr mit DATEV arbeitet, werden nur über die Belege sowie Dokumente, die im System erfasst werden, dem Soll/Ist Vergleich zum jeweiligen Projekt automatisch zugewiesen.
Für die Buchhaltung werden die buchhaltungsrelevanten Dokumente/Belege exportiert. Also stellt sich die Frag, welche Dokumente sind denn buchungsrelevant?
Hinweis: Webinar bei YouTube
Zudem hier einmal der Hinweis, dass es speziell zu DATEV ein eigenes Video von uns gibt. Ggf. hilft das auch weiter. Schaut unbedingt einmal rein.
Buchungsrelevante Dokumente/Belege:
Möglichkeit 1: Rechnungen als Buchungsrelevant markieren
Um Rechnungen automatisch als buchungsrelevant zu markieren, müsst ihr eine Voreinstellung in der Layout-Einstellungen der Rechnungen vornehmen. Dafür klickt ihr in der Übersichtsleiste unter dem Reiter [Dokumente] auf [Konfigurator] und anschließend auf das [Stift-Symbol] neben dem Dokumententypen Rechnung. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Ihr befindet euch nun in den Layout-Einstellungen des Dokumententyps Rechnung. Um die Buchungsrelevanz jetzt anzuschalten, stellt den Haken [Buchungsrelevant] unter dem Menüpunkt [Buchung] ein. Anschließend müsst ihr noch einmal auf [Speichern] klicken und ihr seid fertig.
Nach der Erstellung einer Rechnung ist diese jetzt automatisch als buchungsrelevante Rechnung zu finden. Und zwar unter dem Reiter [Buchung] sowie [Dokumente].
Möglichkeit 2: Buchungsrelevante Belege erstellen
Wenn du nicht in HERO erzeugte Dokumente buchungsrelevant machen möchtest, kannst du dies über die Funktion "Belege" tun. Über den Button [+Beleg erfassen], könnt ihr Aus- oder Einnahmen erfassen. Es öffnet sich schließlich ein neues Fenster.
Jetzt könnt ihr einen neuen Beleg anlegen. Hierzu müssen alle Felder ausgefüllt werden. Dabei können alle erfassten Buchungskonten, die hinterlegt sind, bei der Belegerfassung verwendet werden. Die Fälligkeit muss allerdings manuell eingegeben werden. Abschließend klicke auf [Speichern], um den Beleg zu erfassen.
Die Haken am rechten Bildschirmrand weisen daraufhin, ob die Zahlung eingegangen ist oder nicht. Mit einem Klick auf den [Haken], öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier können Angaben über die bisherige Zahlung getätigt werden. Anschließend klickt ihr auf [Speichern].
Einstellungen für Buchhaltung
Allgemein: Unter den allgemeinen Informationen zur Buchhaltung versteht man beispielsweise die Kontenrahmen. Diese ist beliebig mit eurem Steuerberater einstellbar, allerdings bietet die HERO-Software aktuell lediglich die Kontenrahmen 03/04 an.
Buchungskonto: Über den Button [+Buchungskonto] könnt ihr selbst ein neues Buchungskonto erstellen. Tut dies allerdings nur nach Absprache mit eurem Steuerberater. Nachdem ihr die Felder ausgefüllt habt und auf [Speichern] geklickt habt, steht euch das Buchungskonto im Standardkontenrahmen zur Verfügung. Selbsterstellte Buchungskonten können jederzeit verwaltet werden.
Kostenstelle: Über den Button [+Kostenstelle] könnt ihr eigenständig eine Kostenstelle anlegen. Nachdem dem [Speichern] ist diese Kostenstelle beispielsweise bei erfassten Belegen auszahlbar.
Umsatzsteuerregel: Eine Umsatzsteuerregelung über den Button [+Umsatzsteuerregel] zu erstellen ist beispielsweise für den Fall wichtig, wenn ihr nicht aus Deutschland kommt. Denn die HERO-Software arbeitet aktuell nur mit Standardkontenrahmen 03/04 und diese sind spezielle Kontenrahmen meist für Deutschland. Wenn Ihr also bspw. aus Österreich kommt und andere Kontenrahmen oder Steuersätze vorfindet, müssen manuell Buchungskonten erstellt werden. Dafür müssen erst eine der beiden Standardkontenrahmen ausgewählt werden, um dann eigen Buchungskonten sowie Kostenstellen zu erstellen. Jetzt kann die passende Mehrwertsteuer ausgewählt werden.
Bei Erstellung der Umsatzsteuerregelung muss darauf geachtet werden, dass das selbsterstellte Buchungskonto ausgewählt wird, damit das System weiß unter welchem Buchungskonto das Dokument gebucht werden soll.
Anschließend auf [Speichern] klicken und die Umsatzsteuerregelung ist aktiv.
Wenn ihr dann ein buchungsrelevantes Dokument zum Beispiel für Österreich erstellen wollt, könnt ihr im Dokumentenentwurf die Mehrwertsteuer auf 20% anpassen (gleiche MwSt. wie in Umsatzregelung). Denn so erkennt die HERO-Software, dass es sich nicht mehr um eine Buchung nach 19% handelt, sondern die neu hinterlegte Buchung nach 20%.
Nummernkreise: Zu beliebigen Dokumenten können eigene Nummernkreise erstellt werden. Nummernkreise gehen in der HERO-Software immer nur eine Nummer nach oben. Im Dokumentenkonfigurator können eigene Nummernkreise hinterlegt werden.
Sind nun alle Belege und Rechnungen erfasst, folgt der CSV-Export mit DATEV. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten, diese an andere 3. Softwares zu übergeben oder in HERO direkt zu exportieren.
Datev Export
Der DATEV-Export ist eine dateibasierte indirekte Schnittstelle für die Übertragung von strukturierten Bewegungs- und Stammdaten an DATEV Rechnungswesen. Der Export kann über die Dokumente und auch Belegansicht geöffnet werden. Aktuell lassen sich in HERO Belege als ZIP-Datei inkl. einer DATEV-CSV exportieren. Es lassen sich Belege und Dokumente exportieren für einen definierten Zeitraum. Zusätzlich kann man den Kontenrahmen, Mandanten und Beraternummer angeben.
Dokumente
Für den Dokumentenexport als DATEV CSV musst du zuerst in die Buchhaltung deiner Rechnungen. Dorthin gelangst du über den Reiter [Buchhaltung] und anschließend [Dokumente]. Jetzt klickst du oben rechts auf [DATEV CSV] und es öffnet sich ein neues Fenster.
Jetzt befindest du dich im DATEV CSV Export. Hier kannst du die [Kontenrahmen], [Mandantennummer], [Beginn des Wirtschaftsjahres], [Beraternummer] sowie den [Zeitraum in welchem exportiert werden soll] anpassen. Außerdem kannst du Haken an den passenden Stellen machen, welche Daten exportiert werden sollen.
Info:
Belege wurden händisch, bzw. manuell erfasst und Rechnungen wurden innerhalb der HERO-Software geschrieben. Beide sind allerdings buchungsrelevante Dokumente und es ist empfehlenswert den Haken bei [Belege], [Rechnungen] sowie [Bereits exportierte Dokumente erneut exportieren] zu setzen. Denn so wird euch ein ordentlicher Export mit allen relevanten Daten garantiert.
Klicke abschließend auf [Exportieren] (auch hier kannst du schon den Haken für "Belege" anwählen und diese mit exportieren).
Belege
Für den Belegexport als DATEV CSV musst du zuerst in die Buchhaltung deiner Belege. Dorthin gelangst du über den Reiter [Buchhaltung] und anschließend [Belege]. Jetzt klickst du oben rechts auf [Export] und anschließend [DATEV CSV]. Es öffnet sich ein neues Fenster. Gehe anschließend vor, wie bei den Dokumenten.
Nach dem CSV-Export erhaltet ihr drei Zip-Dateien. Darunter befinden sich zwei Hauptdateien. Zum einen der [Buchungsstapel], welcher Belege als auch Rechnungen umfasst. In diesem findet ihr die Debitorennummer, welche in den Kundendaten des zugehörigen Kunden bei den Zahlungsdaten erfasst wird. Die HERO-Software weist eine Debitorennummer beim erstmaligen Export zu. Allerdings könnt ihr in den Kundendaten auch selbst eine Debitorennummer festlegen und diese wird dann beim Export übernommen. Außerdem gibt es die Datei [Stammdaten], welche die Firmeninformationen enthält. Die [Belege, zip], bzw. die [xml-Daten] ist der Bezug von Belegen und Dokumenten.
Der CSV-Export mit DATEV ist damit getan. So habt ihr letztendlich eine Übersicht über eure Buchhaltung und könnt diese drei Dateien eurem Steuerberater zukommen lassen.
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