Hinweis:
In HERO ist aktuell kein klassisches Mahnwesen implementiert. Mit dem Dokumententyp "Zahlungserinnerung" können aber bereits jetzt Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen erstellt werden.
Die HERO Software bietet dir an, Zahlungserinnerungen und Mahnungschreiben in deinen Aufträgen oder Projekten direkt aus der Rechnung zu generieren. Im folgenden Beitrag erfährst du, wie du in wenigen Schritten eine Mahnung erstellst und zusätzlich wie man Mahngebühren hinterlegen kannst.
Wir informieren hier einmal, dass wir keine Rechtsberatung/Rechtsauskunft geben können.
In diesem Artikel findest du folgende Erklärungen:
- Mahnung erstellen
- Möglichkeiten, um Mahngebühren zu hinterlegen
- Mehrere Mahnungen erstellen
- Wie erstelle ich eine Mahnliste?
- Hinweis: Platzhalter nutzen
Mahnung erstellen
Es gibt zwei Wege in HERO eine Mahnung zu erstellen.
Variante 1:
Wenn du eine Mahnung für eine Rechnung im Projekt erstellen willst, musst du zunächst das passende Projekt auswählen.
Dafür wählst du bspw. im [Projektassistenten] über [alle offenen Projekte] das passende Projekt aus und klickst anschließend auf [Details]. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Jetzt befindest du dich in der Projektübersicht deines ausgewählten Projekts. Unter dem Reiter [Dokumente] klickst du auf [Rechnungen]. Anschließend wählst du die passende Rechnung aus, zu welcher du eine Mahnung erstellen möchtest. Über einen Klick auf [die Drei Punkte] kannst du nun eine [Mahnung erstellen]. Es öffnet sich wieder ein neues Fenster.
Wähle als [Art des Dokuments] jetzt [Zahlungserinnerung] aus und klicke auf [Erstellen].
Klicke auf [Positionen] um eine Verbindung zum Rechnungsdokument herzustellen. Hierdurch werden beispielsweise die Platzhalter automatisch ausgefüllt.
Jetzt gelangst du in ein neues Fenster, in welchem du mit dem [blauen-Haken] die Positionen anwählst, für welche du die Mahnung erstellen möchtest. Hast du alle ausgewählt, so klickst du auf [Übernehmen] und sie werden automatisch in dein Dokument übernommen.
Zum Schluss klickst du auf [Dokument abschließen] und kannst entscheiden, ob es [per Mail versendet] oder [nur erstellt] werden soll.
Variante 2:
Eine andere Variante, ist es, über den Button [Dokument erstellen] eine Zahlungserinnerung (Mahnung) zu erstellen.
Es öffnet sich ein Fenster. Hier hast du nun die Möglichkeit, als [Art des Dokuments] die [Zahlungserinnerung] auszuwählen. Da du dich schon in deinem ausgewählten Projekt befindest, wird dieses automatisch übernommen. Ist die Mahnung doch für ein anderes Projekt, so kannst du dies natürlich unter [Projekt/Kontakt] ändern.
Nachdem du auf [Erstellen] geklickt hast, gelangst du wie eben beschrieben wieder in den Dokumentenentwurf, in welchem du anschließend wieder die jeweiligen [Positionen] für die Mahnung auswählen und abschließend das Dokument vollständig [erstellen] oder [per Mail versenden] kannst.
Möglichkeiten, um Mahngebühren zu hinterlegen:
Um eine Mahngebühr in einer Mahnung/Zahlungserinnerung zu hinterlegen, kannst du einfach einen entsprechenden Einleitungstext hinterlegen.
Wie du die Textbausteine in HERO anpasst, erfährst du HIER!
Wir haben hier ein Beispiel mit Platzhaltern:
{{Customer.title_full_name}},
trotz unserer schriftlichen Erinnerungen konnten wir bis zum heutigen Tag keinen Zahlungseingang feststellen.
Zur Zahlung offen sind folgende Beträge:
Rechnungs-Nr.: {{ReferenceDocument.nr}}
Rechnungsdatum: {{ReferenceDocument.date}}
Rechnungsbetrag netto: {{ReferenceDocument.value}}
Rechnungsbetrag brutto: {{ReferenceDocument.brutto}}
Mahnbetrag: 00,00 Euro
Natürlich sollte man das Zahlungsziel in einer Mahnung auch noch in dem Text notieren.
z.B. "Den Zahlungseingang erwarten wir bis zum XX.XX.XXXX."
Eine andere Möglichkeit Mahngebühren zu erheben, bietet es sich an, einen Artikel zu erstellen, welchen du z.B. Mahngebühr nennst. Diesen kannst du dann in das Dokument hinzufügen.
Wie du Artikel anlegst, erfährst du HIER!
Mehrere Mahnungen erstellen
Wenn du in HERO z.b. eine 1. und/oder 2. Mahnung anlegen möchtest, kannst du dir mehrere Dokumententypen anlegen.
Dafür gehst du in der Software rechts auf [Dokumente] und dann auf [Konfigurator].
Mit dem klicken auf [+ Dokumententyp] kannst du einen neuen Dokumententyp anlegen.
Hier kannst du einen Namen vergeben, z.B. "1. Mahnung", den Basistyp "Zahlungserinnerung" auswählen, den Ordner "Zahlungserinnerung" und den Nummernkreis, falls du einen eigenen hinterlegt hast, auswählen.
Mit dem Klicken auf [speichern] hast du dann das Dokument erstellst und kannst es in deinen Projekten nutzen, wie die Zahlungserinnerung.
Für dieses Dokument kannst du nun auch ein Einleitungstext oder Abschlusstext hinterlegen.
Hier findest du unsere Anleitung für das Erstellen von Einleitungs- und Abschlusstexten:
Wie kann ich Texte/Textbausteine/Textvorlagen für meine Dokumente erstellen?
Für die "2. Mahnung" und für die "Letzte Mahnung" gehst du diesen Schritt einfach erneut durch.
Wie erstelle ich eine Mahnliste?
Leider ist es derzeit nicht möglich, unter dem Reiter [Buchhaltung] nach "Mahnung" zu filtern. Damit ihr eine Mahnliste erstellen könnt, empfehlen wir euch unter [Dokumente]→ [Dokumentenübersicht] im [Typ] nach "Zahlungserinnerung" zu filtern. Anschließend könnt ihr dann einen [Export] durchführen, um eine Liste aller Mahnungen zu erstellen.
Hinweis: Platzhalter nutzen
In den Textbausteinen kannst du Platzhalter nutzen, um bspw. die Rechnungsnummer oder die Summe automatisch aus der Vorlage zu übernehmen:
Du kannst auch eigene E-Mail-Templates erstellen, die du dann beim Versenden der Zahlungserinnerung nutzen kannst, indem du dem Template den Kontext [Dokumente - Zahlungserinnerung] zuweist. Gehe hierfür in die [Firmeneinstellungen] und dort in [E-mail-Templates] und erstelle ein neues Template oder bearbeite ein bestehendes.
Alles klar? Noch Fragen?
Wir hoffen, dieser Beitrag hilft dir direkt weiter. Falls nicht, wende dich gerne unten über das Kommentarfeld an uns oder schreib uns direkt an unter support@hero-software.de.
Wir sind für dich da!