In diesem Beitrag wird euch der Dokumentenkonfigurator näher gebracht. Zum einen, wieso ihr mit dem Dokumentenkonfigurator arbeiten solltet und zum anderen wie ihr ihn am sinnvollsten nutzt.
Der Dokumentenkonfigurator ist das Herzstück und wohl das komplexeste Thema der gesamten HERO-Software - trotzdem ist es auch kein Hexenwerk. Wenn man sich enmal damit beschäftigt hat, ist es recht simpel.
Also auf geht's!
Wozu mit dem Dokumentenkonfigurator arbeiten?
Der Dokumentenkonfigurator hilft euch, das Layout für eure Dokumententypen voreinzustellen, sodass ihr im Nachhinein auf die Vorlage zugreifen könnt. Ihr könnt eigene Dokumententypen erstellen oder bereits vorhandene Dokumententypen bearbeiten. So könnt ihr für euch individuell Dokumente erstellen.
Übersicht
- Dokumententypen
- Texte & Titel
- Vorlagen
- Konfigurator
- Dokumententyp als Vorlage verwenden
- Dokumentenordner
- Buchungseinstellung für Rechnungen
- Dokumentenübersicht
Video-Tutorial: Der Dokumentenkonfigurator
Was sind Dokumententypen?
Dokumententypen können als Vorlage für bestimmte Dokumente verstanden werden. Zum Beispiel gib es Dokumententypen für Angebote, Baustellenberichte, Bestellscheine, Rechnungen, etc. Sie unterscheiden sich in ihrem inhaltlichen Aufbau voneinander und können auch vom Layout her unterschiedlich designt werden.
Was sind die Unterschiede?
Der Dokumententyp "Angebote" weist natürlich die Preise der Artikel und Leistungen aus. Auf einem Dokumententyp "Lieferschein" würden die Preise der Artikel und Leistungen aber zum Beispiel fehlen, da sie hier nicht benötigt werden. Hier würden jedoch die Mengen angezeigt werden. In dem Dokumententyp "Baustellenbericht" werden ebenfalls keine Preise angezeigt, dafür aber Zeiten. Jeder Typ hat bestimmte Grundeinstellungen, die man für seine Zwecke nutzen kann.
Wie erstelle ich eigene Dokumententypen?
Unter dem [Konfigurator] findest du in der obersten Leiste den Button [+Dokumententyp]. Klicke diesen zur Erstellung eines neuen Dokumententypen an und es öffnet sich ein neues Fenster.
Im Folgenden demonstrieren wir die Erstellung des Dokumententypen "Angebot ohne Preise". Zuerst einmal müssen vier Grundeinstellungen vorgenommen werden.
Name: Titel des Dokumententypen
Bsp. "Angebot ohne Preise"
Basis des neuen Dokumententyps: Welcher Basistyp ähnelt am meisten?
Bsp. "Lieferschein", da in einem Lieferschein zwar alle Produkte angezeigt werden, allerdings ohne Preise.
Standardordner für neue Dokumente des Typs: In welchem Ordner soll das Dokument hinterlegt werden?
Bsp. "Allgemein" -> Es könnte auch vorher ein Ordner "Angebot ohne Preise" erstellt werden.
Nummernkreis für diesen Dokumententyp: Welchem Nummernkreis soll das Dokument zugewiesen werden?
Bsp. "Allgemein" -> der Nummernkreis ist auch im Nachhinein veränderbar
Abschließend kann auf [Speichern] geklickt werden und du gelangst in die Layout-Einstellungen deines neuen Dokumententyps "Angebot ohne Preise". Zuerst erscheinen die [Allgemeinen Einstellungen]. Das sind genau die vier Grundeinstellungen, die im vorherigen Schritt getätigt wurden (es können im Nachhinein Änderungen vorgenommen werden). So hast du einen eigenen Dokumententypen erstellt.
Texte & Titel
In unserer Software sind Standardtexte für die Dokumententypen hinterlegt. Du kannst nachdem erstellen eines Dokumententypen auch noch eigene Texte erstellen. Links in dem Menü unter dem Punkt [Dokumente] und [Texte & Titel] kannst du diese anlegen und bearbeiten.
So kannst du eigene Einleitungs- und Abschlusstexte formulieren. Titel dienen dazu deinen Angeboten oder Rechnungen eine Struktur zu geben. So kannst du beispielsweise deine Angebote nach bestimmten Artikeln strukturieren. Im folgenden konzentrieren wir uns auf die Texterstellung für deine Dokumententypen. Unter den folgenden Links findest du Beiträge die spezifischer auf die angeschnittenen Themen eingehen.
- Hier erfährst du mehr zu Titeln
- Hier erfährst du mehr zu Texten
- Hier erfährst du mehr zu Platzhaltern
Eigene Einleitungs- und Abschlusstexte
Nachdem du deine eigenen Texte erstellt hast kannst du diese in deinem Dokumententypen hinterlegen. Genauso kannst du dies auch in bereits vorhandenen Dokumententypen tun. Gehe dafür einfach wie oben gezeigt in den gewünschten Dokumententyp.
In den Layout-Einstellungen unter dem Punkt Hauptblock kannst du die Texte für dein Dokument voreinstellen.
Klicke hierfür auf den Konfigurator und wähle das passende Dokument. Dann gehst du auf die Allgemeine Gestaltung und scrollst runter zu dem Punkt Hauptblock. Dort kannst du standardmäßig zwei Texte auswählen.
Wie verwende ich Platzhalter?
Es ist sinnvoll in deinen Texten mit Platzhaltern zu arbeiten, diese automatisieren den Prozess der Dokumentenerstellung, da sie auf Informationen aus dem Projekt zugreifen. Diese Informationen können sich auf ganz diverse Themen beziehen. Hier einmal ein grober Überblick über die Platzhalter in unserer Software.
Vorlagen
Wenn man auf der rechten Seite das Menü zu [Dokumente] öffnet findet sich der Bereich [Vorlagen]. Hier handelt es sich um Angebotsvorlagen. Solltest du bestimmte Angebote haben, die bestimmte Artikel enthalten und häufiger verwendet werden kannst du diese als Vorlage speichern und beim erstellen eines neuen Angebots nutzen ohne erneut alle Artikel zusammen zu suchen.
Genauere Informationen findest du dazu hier: Wie kann ich ein Angebot als Vorlage speichern?
Konfigurator
Über den Reiter [Dokumente] und [Konfigurator] gelangst du in den Dokumentenkonfigurator. Wie oben beschrieben kannst du dort alle Dokumententypen sehen.
Im Konfigurator legst du alle Grundeinstellungen für das jeweilige Dokument fest. Zum einen natürlich deine Texte aber auch Formatanpassungen.
Allgemeine Gestaltung
Egal in welchen Layout-Einstellungen du dich aktuell befindest, auf der rechten Bildschirmseite wird immer zu deinen jeweiligen getätigten Einstellungen eine Vorschau des Dokuments produziert.
Seitenränder: Die Seitenränder geben vor, ab wo das Dokument anfangen soll.
Layout: Du kannst dich zwischen zwei Grundlayouts, "Modern" oder "Klassik", entscheiden. Zudem die allgemeine Schriftart und Schriftgröße anpassen. Des Weiteren kannst du mit dem Häkchen entscheiden, ob du die Falzmarken auf der ersten Seite angezeigt haben möchtest oder nicht.
Hauptblock: Im Hauptblock hast du die Möglichkeit, mit den Werten "Oben", "Links" und "Rechts" einzustellen, wo dieser anfangen soll (Achtung: dein Wert "Oben" muss größer als der Wert der Seitenränder "Oben" sein). Mit dem "Layout" kannst du die Schriftart sowie Schriftgröße für den Hauptblock einstellen.
Positionen: diese kannst du individuell anpassen, setzte dafür einfach Häkchen, für die Einstellungen, die du tätigen möchtest. Beispielsweise hast du die Möglichkeit Artikelbeschreibungen, wie [MwSt. ausweisen] oder auch [Einzelpreise einblenden] nach Belieben ein- oder auszublenden.
Bedenke hierbei, dass du im Konfigurator die Grundeinstellungen vornimmst, alle Feinheiten kannst du auch bei der Erstellung eines Dokuments anpassen.
Fußzeile: Entscheide, was in deiner Fußzeile angezeigt werden soll, beispielsweise nur die [Seite] oder auch [Dokument-Nr./Seite]. Ebenso wie viel Abstand die Fußzeile zum Hauptblock haben soll und die Schriftgröße.
Briefpapier: Wenn du möchtest, kannst du an dieser Stelle ein Briefpapier für diesen Dokumententypen hochladen. Hier erfährst du, wie du ein Briefpapier hinterlegst.
Gestaltung - Erste Seite
Die Gestaltung der ersten Seite ist noch einmal gesondert aufgeführt, auch hier kannst du deine Einstellungen definieren. Zu deiner rechten, wird dir wie gewohnt eine Vorschau deines Dokuments angezeigt.
Adresszeile: Möchtest du deine eigene Adresszeile anzeigen lassen, so setze ein Haken links in das Kästchen. Diese würde über der eigentlichen Adresse angezeigt werden. Mit den Einstellungen "Position oben" und "Position links" kannst du beispielsweise die Bündigkeit der Adresse einstellen. Die Maße sind in Millimetern und beginnen entweder von ganz oben des Dokuments aus, oder in dem Fall vom linken Seitenrand.
Betreffzeile 1 und 2: Für die Gestaltung der ersten Seite gibt es zwei Betreffzeilen. Die erste Betreffzeile (Gelb markiert) bezieht sich auf die Projektanschrift. Diese wird hinter dem Präfix BV (Bauvorhaben) angezeigt. In den Einstellungen kannst du entscheiden, ob die Projektanschrift, der Projektname oder der Projektname sowie die Anschrift angezeigt werden soll. Unter dem Bauvorhaben würde dir die Dokumenten-Nr., sprich die zweite Betreffzeile (Orange markiert) angezeigt werden. An beiden Stellen kannst du mit dem setzten eines Häkchens entscheiden, ob die jeweilige Betreffzeile überhaupt angezeigt werden soll und wenn ja, ob fettgedruckt oder nicht. Außerdem kannst du die Schriftart sowie Schriftgröße anpassen.
Logo und Firmenanschrift: Hier kannst du entscheiden, ob das Logo sowie die Firmenanschrift angezeigt werden soll. Das Logo ist immer das, welches in deinem Firmenprofil hochgeladen ist. Wie du dieses erstellst, erfährst du hier. Für die Anschrift steht dir unten ein Freitext zur Verfügung, in welchem nach belieben, die Anschrift angegeben werden kann. Zudem kannst du die Position des Logos und der Firmenanschrift wieder über die Maße bestimmen.
Dokumenteninformation und Kontaktdaten: In diesem Block kannst du Einstellungen über die Dokumenteninformation sowie die Kontaktdaten tätigen. Setzte dafür Haken an den Stellen, die du angezeigt haben möchtest und stelle die Position sowie Maße über den Infoblock ein. Deine Daten wie "E-Mail" oder auch "Telefon" werden aus deinem Firmenprofil übernommen. Unter "Liefer- oder Leistungsdatum anzeigen" sowie "Zahlungsart" kannst du zwischen "Nicht anzeigen" und ansonsten mehreren Varianten wie es angezeigt werden soll auswählen.
Freitext-Informationsblock: Dieser Block ist für Freitexte gedacht. Er ist ein unsichtbarer Block, der dir zur Verfügung steht, wenn du an einer beliebigen Stelle noch irgendetwas hinzufügen möchtest. Du kannst einen individuellen Text anlegen und ihn mit den Maßen beliebig positionieren. Über den Haken "Infoblock anzeigen" stellst du ein, ob dein Freitext angezeigt werden soll oder nicht.
Gestaltung - Folgeseite
Im Folgenden kannst du noch die Gestaltung deiner Folgeseiten anpassen. Um dir eine Vorschau von dieser anzeigen zu lassen, musst du auf der rechten Seite "Folgeseiten" anklicken.
Layout: Für die Folgeseiten gibt es die Optionen noch ein mal das Logo sowie die Anschrift anzeigen zu lassen. Setze dafür an den passenden Stellen ein Häkchen oder eben auch nicht und stelle ihre Position über die Maße ein.
Informationsblock im Kopfbereich: Hier kannst du dich entscheiden, ob du den Infoblock auf den Folgeseiten sowie der ersten Seite angezeigt haben möchtest. Falls "Ja", kannst du die Einstellungen noch weiter definieren sowie die Position einstellen.
Dokumententyp als Vorlage verwenden
Eben sind wir detailliert die Layout-Einstellungen durchgegangen. Du hast immer die Möglichkeit aus einem Dokumententypen die Einstellungen zu kopieren und diese in einem anderen Dokumententypen einzufügen. Dafür klickst du oben rechts auf [Aus Typ kopieren] und wählst unter [Dokument-Typ als Vorlage] deinen passenden Dokumententyp aus. Mit einem Klick auf [Übernehmen] sind die Layout-Einstellungen abgeändert.
Dokumentenordner
Wie oben beschrieben, kannst du passend zu deinen Dokumenten auch passende Ordner anlegen. Jeder bereits vorhandene Dokumententyp besitzt einen Dokumentenordner mit dem selben Namen.
Für genauere Infos schau hier: Ordner erstellen und anzeigen lassen
Buchungseinstellungen für Rechnungen
Jeder Dokumententyp hat Eigenschaften, die ihn einzigartig machen. Rechnungen sind buchungsrelevant und daher kann man im Konfigurator dort genauere Angaben zu einem Zahlungsziel machen.
Zusätzliche Optionen
Im Reiter [Zusätzliche Optionen] kannst du den Betreff Präfix umbenennen. Darüber hinaus kannst du Skonto Angaben, wie die allgemeinen Zahlungsziele für deine Kunden hinterlegen. Dieses Zahlungsziel wird in diesem Fall immer für den jeweiligen Dokumententypen verwendet. Zusätzlich kannst du im Kontakt selbst auch ein Zahlungsziel festlegen. Das System schaut zunächst nach den Angaben im Kontakt, sollte dort kein Wert angegeben sein, greifen die Einstellungen aus dem Konfigurator.
Für weitere Informationen schau hier vorbei: Skonto hinterlegen
Buchung
Sofern ein Dokumententyp buchungsrelevant ist, kannst du hier die entsprechenden Einstellungen vornehmen. In diesem Fall wird der Buchhaltung ein Buchhaltungskonto zugewiesen. Bitte beachte, dass du solche Einstellungen im Idealfall mit deinem Steuerbüro vorab besprichst.
Dokumentenübersicht
Abschließend die Dokumentenübersicht. Dort findest du alle erstellten Dokumente von dir aufgelistet nach Erstelldatum.
Alles klar? Noch Fragen?
So, das war's nun aber auch. Langer Beitrag, aber der Dokumentenkonfigurator ist auch das Herzstück und wol das komplexeste Thema der gesamten HERo-Software.
Wir hoffen, dieser Beitrag hilft dir direkt weiter. Falls nicht, schreib uns gerne an unter support@hero-software.de. Zudem kannst du dich über den ""Hilfe""-Button unten an uns wenden, dort gibt es auch die Option eine Nachricht zu hinterlassen.