Die HERO-Software bietet euch die Möglichkeit, Rechnungen für eure Projekte zu erstellen. In diesem Artikel erklären wir euch wie.
Video-Tutorial: Rechnungen erstellen und Zahlungen verwalten
Schritt-für-Schritt-Anleitung - so erstellst du eine Rechnung
Allgemein werden Dokumente mit der HERO Software entweder mit Kontakt- oder Projektbezug erstellt.
Variante 1:
In der HERO-Übersicht siehst du auf einem Blick die wichtigsten Funktionen unserer Software. Unter anderem den Punkt [Dokumente]. Eine Rechnung ist ein Dokument, welches du einem Projekt oder Kunden zuordnen kannst. Um also eine Rechnung zu erstellen, klicke auf den ["+"-Button] im Dokumentenfeld.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Jetzt musst du die [Art des Dokuments] auswählen. Da es in diesem Beitrag, um die Erstellung einer Rechnung handelt, wählst du als Art des Dokuments die [Rechnung] aus. Des Weiteren musst du deine Rechnung einem [Projekt/Kontakt] zuordnen. Dafür kannst du über die Funktion [+Neuer Kunde] einen neuen Kunden anlegen, welchem du deine Rechnung zuordnen möchtest. Abschließend klickst du auf [Erstellen], um in den Entwurfsmodus zu gelangen.
Eventuell liegt ein Entwurf vor, welchen du über [Bearbeiten] bearbeiten kannst. Anderseits kannst du über den Button [+Neuer Entwurf] eine neue Rechnung erstellen.
Im nächsten Schritt kannst du ein Dokument auswählen, welches als Vorlage für deine Rechnung dienen soll. Entscheidest du dich für diesen Schritt, so klicke neben deiner ausgewählten Vorlage auf [Übernehmen]. Ansonsten kannst du über den Button [Ohne Vorlage fortfahren] eine ganz neue Rechnung erstellen.
Anschließend wählst du bitte aus, ob es sich bei deiner Rechnung um eine Teil- oder Abschlussrechnung handelt.
Wenn du eine Vorlage ausgewählt hast, sind dies nun deine nächsten Schritte.
Teilrechnung erstellen
Wie du eine Teilrechnung von Grund auf erstellst, erfährst du hier.
Achtung: Wenn du zu dem Kunden schon ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung erstellt hast, kannst du eines der Dokumente als Basis für die Rechnung nutzen. Dadurch kannst du wählen, ob die Teilrechnung nur bestimmte Positionen des Basisdokuments beinhaltet.
Soll deine Rechnung eine Teilrechnung sein, setzte ein Haken an der Position, welche übernommen werden soll und klicke anschließend auf [Übernehmen].
Jetzt bist du im Entwurfsmodus deiner Teilrechnung. Du hast nun mehrere Möglichkeiten. Füge beispielsweise über [Artikel&Leistungen] oder [Texte&Titel] dementsprechende hinzu oder schließe die Erstellung deines Dokuments über [Dokument abschließen] und den Button [nur erstellen] ab.
Abschlussrechnung erstellen
Wenn sich deine Rechnung, um eine Abschlussrechnung handeln sollt, wählst du als [Art der gewünschten Rechnung] jetzt [Abschlussrechnung] aus. Da wir in diesem Beispiel vorher schon eine Teilrechnung erstellt haben, ist der Haken automatisch an der richtigen Position gesetzt. Klicke jetzt auch hier auf [Übernehmen].
Du befindest dich im Entwurfsmodus deiner Abschlussrechnung. Wie zuvor hast du jetzt mehrere Möglichkeiten deine Abschlussrechnung zu bearbeiten. Mit einem Klick auf [Dokument abschließen] und anschließend [nur erstellen] ist deine Abschlussrechnung erstellt.
Wenn du [Ohne Vorlage fortfahren] ausgewählt hast, sind dies deine nächsten Schritte.
Du musst jetzt auswählen, ob sich deine Rechnung um eine [Teilrechnung] oder [Abschlussrechnung] handelt. Klicke auf [Übernehmen] und du gelangst in den Entwurfsmodus.
Der nächste Schritt gilt für die Teilrechnung sowie die Abschlussrechnung. Da du keine Vorlage ausgewählt hast, kannst du deiner Rechnung [Artikel&Leistungen] sowie [Texte&Titel] hinzufügen. Um deine Rechnung endgültig zu erstellen, klickst du auf [Dokument abschließen] und abschließend auf [nur erstellen].
Variante 2: Neue Rechnung mittels des [+Neu]-Buttons
Die Hero-Software bietet dir die Möglichkeit, egal wo du dich auf unserer Seite befindest, immer über den [+Neu] Button neue Dokumente zu erstellen. Wählst du also [Dokument] aus, kannst du eine Rechnung erstellen. All die nächsten Schritte, um eine Rechnung zu erstellen, sind die gleichen wie bei Variante 1.
Variante 3: Neue Rechnung direkt im Projekt
Wenn du dich in deiner Projektmappe befindest, hast du dort die Möglichkeit ebenso eine Rechnung zu erstellen. Unter mögliche Aktionen kannst du über den Button [Dokument erstellen] eine Rechnung hinzufügen. Auch jetzt sind deine nächsten Schritte wie bei Variante 1.
Variante 4: auf Kontaktebene
Du kannst für deine Kontakte direkt Rechnungen erstellen. Dafür gehst du wie folgt vor:
1. Klicke links auf [Kontakte] und wähle den entprechenden Kontakt aus, für den du ein Angebot erstellen möchtest.
2. Klicke in der linken Spalte auf [Dokumente]. Wähle jetzt [Rechnungen] aus. Klicke oben rechts auf [Erstellen].
4. Im nächsten Fenster wählst du die [Art des Dokuments] aus und bestätige den Vorgang mit [Erstellen].
5. Es öffnet sich ein neues Dokument. Hier kannst du die Rechnung individuell anpassen. Bist du zufrieden, kannst du auf [Rechnung abschließen] klicken.
6. Erstelle die Rechnung oder versende sie direkt an deinen Kontakt.
Rechnung ändern/bearbeiten oder stornieren
Es gibt immer Gründe, warum du eine Rechnung nach Erstellung noch einmal bearbeiten willst.
Wie du das machst, erfährst du HIER!
Prozess für das Stornieren und Korrigieren von Rechnungen (Rechnungskorrektur + Stornorechnung)
Wie wird der Zahlungsstatus einer Rechnung bei der Stornierung berücksichtigt?
Fehler in der Abschlussrechnung
Du hast eventuell in einem Projekt eine Abschlagsrechnung über den Kostenvoranschlag und eine über die Auftragsbestätigung geschrieben. Jetzt bekommst du die Abschlagsrechnungen nicht gemeinsam in die Schlussrechnung. Was sollst du also tun?
In diesem Fall solltest du die [Rechnungs- und Zahlungsübersicht] manuell anpassen.
Wie du die Rechnungs- und Zahlungsübersicht manuell anpasst, erfährst du HIER!
Alles klar? Noch Fragen?
Wir hoffen, dieser Beitrag hilft dir direkt weiter. Falls nicht, schreib uns gerne an unter support@hero-software.de. Zudem kannst du dich über den "Hilfe"-Button unten an uns wenden, dort gibt es auch die Option eine Nachricht zu hinterlassen.