Die HERO-Software bietet dir neben dem Dokumentenkonfigurator auch die Ordnerverwaltung deiner Dokumente. Sprich nach der Erstellung eines Dokuments wird dies einem bestimmtem Ordner zugewiesen.
Dokumentenordner erstellen
Um einen Dokumentenordner anzulegen, müsst ihr in die Ordnerverwaltung der Dokumente. In diese Übersicht gelangt ihr über die [Firmeneinstellungen] und anschließend dem Unterpunkt [Dokumentenordner]. Hier habt ihr die Möglichkeit über den Button oben rechts [+Ordner] einen neuen Ordner anzulegen.
Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in welchem du den Ordner anlegen kannst. Vergebe dafür einen Namen und setzte einen Haken, falls der Ordner dir auch angezeigt werden soll, wenn er noch leer ist. Anderenfalls existiert dieser Ordner zwar in der HERO-Software, wird allerdings solange nicht angezeigt, bis ein Dokument diesem zugewiesen worden ist. Klicke auf [Speichern] und dein neuer Ordner ist vollständig angelegt.
Wir haben uns zur Demonstration dazu entschieden, den Ordner auch anzeigen zu lassen, wenn dieser leer ist. In der Ordnerverwaltung sieht das nun wie folgt aus.
Dokumente diesem Ordner zuweisen lassen
Wenn du einen neuen Dokumentenordner erstellt hast, ist dieser automatisch erstmal keinen Dokumententypen zugeordnet. Um ihn einem Dokumententypen zuzuweisen, gehe ich den Dokumentenkonfigurator. Gehe dafür in der Übersicht auf den Reiter [Dokumente] sowie anschließend auf den Unterpunkt [Konfigurator].
Wähle anschließend den Dokumententypen aus, welchem du deinen neuen Ordner zuweisen möchtest. Klicke dafür neben dem entsprechenden Dokumententypen auf das [Stift-Symbol]. Jetzt bist du in den Layout-Einstellungen.
Unter den [Allgemeinen Einstellungen] findest du den Punkt [Standardordner]. Dort kannst du den Ordner einstellen, in welchen die Dokumente nach Erstellungen zugeordnet werden sollen. Vergesse nicht auf [Speichern] zu klicken, damit die Änderung auch wirklich vorgenommen wird.
Ordner anzeigen lassen/filtern
Zum einen entscheidest du zu Beginn der Erstellung deines Dokumentenordners über das Setzen des Hakens an der Stelle [Ordner auch anzeigen lassen, wenn leer], ob der Ordner immer angezeigt werden soll. Darüber hinaus kannst du in deiner Dokumentenübersicht auch nach Ordnern filtern.
Um nach einem Ordner zu filtern, musst du dich in der Dokumentenübersicht befinden. Dafür klickst du in der Übersicht auf den Reiter [Dokumente] und anschließend auf [Dokumentenübersicht]. Hier hast du eine Übersicht über all deine erstellten Dokumente. Standardmäßig sind deine Dokumente nach dem Erstelldatum sortiert (mit dem neusten ganz oben).
Unter dem Reiter [Ordner] kannst du nach einem bestimmten Ordner filtern. In diesem Beispiel haben wir nach dem Ordner [Briefe] gefiltert. Anschließend rechts auf den Button [suche] geklickt und nun werden nur die Dokumente angezeigt, die dem Ordner [Briefe] zugewiesen worden sind.
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