Was kann ich tun wenn ein Dokument nicht zu lexoffice übertragen wurde?

Fehlermeldung: 

Ob ein Dokument übertragen wurde, kannst du an der Farbe des Info-Icons (ein Kreis mit einem "i" in der Mitte) erkennen. Wenn die Übermittlung geklappt hat, dann ist das Icon blau, bei einem Fehler ist es rot. Warum die Übertragung zu lexoffice nicht geklappt hat, kann an vielen Gründen liegen.

Um mehr Informationen zur Ursache des Fehlers zu erhalten, kannst du mit dem Mauszeiger über das Info-Icon fahren, wodurch dann ein Hinweistext erscheint. Hier wird bspw. "Belegdaten" angezeigt:

Auch hier erscheint ein weiteres Info-Icon, welches per Mouseover dann den genauen Fehlercode darstellt, hier bspw. "Fehler bei der Übertragung (invalid_size)"

Workaround:

Wenn ein Dokument nicht übertragen wurde, kannst du das Dokument in lexoffice manuell als Beleg hochladen.

Da die Dokumente durch das manuelle Hochladen in lexoffice leider nicht verknüpft werden, musst du die Zahlung für dieses Dokument sowohl in lexoffice, als auch in HERO manuell eintragen. Um eine Zahlung in HERO manuell einzutragen, muss die lexoffice Schnittstelle vorübergehend deaktiviert werden.

Gehe dafür in das Menü Firmeneinstellungen > Schnittstellen. Scrolle dann ggf. nach unten zur Kachel "lexoffice" und klicke dort auf Konfigurieren.

In dem Fenster siehst du dann bei "Status", ob die Schnittstelle gerade aktiv ist oder ob sie pausiert wurde. Klicke hier auf den Button Aus um die Schnittstelle vorübergehend zu deaktivieren:

Anschließend kannst du das Dokument wie üblich im Projekt, Auftrag, Kontakt, der Dokumentenübersicht oder der Buchhaltung als bezahlt markieren.

Damit künftige Dokumente automatisch übermittelt werden, muss die Schnittstelle wieder aktiviert werden. Gehe hierfür erneut in das Menü Firmeneinstellungen > Schnittstellen und klicke auf Konfigurieren. Hier wird nun angezeigt, dass die Schnittstelle deaktiviert wurde. Durch einen Klick auf AN wird die Schnittstelle aktiviert.

Weitere Informationen zu den Fehlermeldungen:

Gründe für eine fehlerhafte Übermittlung:

• Invalid_total_ammount => Netto-, Brutto- und Mehrwertsteuerbetrag sind nicht stimmig. Dieses Problem kann bei Schlussrechnungen auftreten, wenn der Gesamtbruttobetrag ungerade ist und mit prozentualen Abschlagsrechnungen gearbeitet wurde, da hier die Mehrwertsteuer gerundet werden muss.
  • Beispiel:
    
• Invalid_Size => ein Wert im Kontakt ist zu lang bspw. eine Telefonnummer "Herr: 0123 - 456 6890 / Frau: 0234 567 8901" - in HERO kannst du zwar in das Feld Telefonnummer oder Mobilnummer einen solchen Wert eintragen, lexoffice akzeptiert solche Werte aber nicht.
• contact_must_be_customer => Der Kontakt in lexoffice ist ein Lieferant. lexoffice akzeptiert nur Rechnungen von HERO für die Kontaktart "Kunde" oder "Lieferant/Kunde".
• weitere Fehlermeldungen werden schrittweise ergänzt.