Was kann ich tun, wenn ein Dokument nicht zu Lexoffice übertragen wurde?

Fehlermeldung: 

Ob ein Dokument übertragen wurde, kannst du an der Farbe des Info-Icons (ein Kreis mit einem "i" in der Mitte) erkennen. Wenn die Übermittlung geklappt hat, dann ist das Icon blau, bei einem Fehler ist es rot. Warum die Übertragung zu lexoffice nicht geklappt hat, kann an vielen Gründen liegen.

Um mehr Informationen zur Ursache des Fehlers zu erhalten, kannst du mit dem Mauszeiger über das Info-Icon fahren, wodurch dann ein Hinweistext erscheint. Hier wird bspw. "Belegdaten" angezeigt:

Auch hier erscheint ein weiteres Info-Icon, welches per Mouseover dann den genauen Fehlercode darstellt, hier bspw. "Fehler bei der Übertragung (invalid_size)"

Workaround:

Wenn ein Dokument nicht übertragen wurde, kannst du das Dokument in lexoffice manuell als Beleg hochladen.

Da die Dokumente durch das manuelle Hochladen in lexoffice leider nicht verknüpft werden, musst du die Zahlung für dieses Dokument sowohl in lexoffice, als auch in HERO manuell eintragen. Um eine Zahlung in HERO manuell einzutragen, muss die lexoffice Schnittstelle vorübergehend deaktiviert werden.

Gehe dafür in das Menü Firmeneinstellungen > Schnittstellen. Scrolle dann ggf. nach unten zur Kachel "lexoffice" und klicke dort auf Konfigurieren.

In dem Fenster siehst du dann bei "Status", ob die Schnittstelle gerade aktiv ist oder ob sie pausiert wurde. Klicke hier auf den Button Aus um die Schnittstelle vorübergehend zu deaktivieren:

Anschließend kannst du das Dokument wie üblich im Projekt, Auftrag, Kontakt, der Dokumentenübersicht oder der Buchhaltung als bezahlt markieren.

Damit künftige Dokumente automatisch übermittelt werden, muss die Schnittstelle wieder aktiviert werden. Gehe hierfür erneut in das Menü Firmeneinstellungen > Schnittstellen und klicke auf Konfigurieren. Hier wird nun angezeigt, dass die Schnittstelle deaktiviert wurde. Durch einen Klick auf AN wird die Schnittstelle aktiviert.

Weitere Informationen zu den Fehlermeldungen:

Gründe für eine fehlerhafte Übermittlung:

• Invalid_total_ammount => Netto-, Brutto- und Mehrwertsteuerbetrag sind nicht stimmig. Dieses Problem kann bei Schlussrechnungen auftreten, wenn mit Teilrechnungen gearbeitet wurde und wird durch das Rundungsverhalten bei der Mehrwertsteuer verursacht.
  • Beispiel:
    Wir stellen ein Angebot mit einer Nettosumme von 1111,01€ und einer daraus folgenden Mehrwertsteuer von 177,39€. Rechnerisch wäre es aber 177,3878€. Wenn wir nun mit einer Teilrechnung arbeiten bspw. von 50% des Betrags, dann wird die Mehrwertsteuer entsprechend auf 88,69€ gerundet (siehe Tabelle Teilrechnung). Damit die Abschlussrechnung die Summen aus dem Angebot abbildet, muss die Mehrwertsteuer in der Abschlussrechnung auf 88,70€ aufgerundet werden, obwohl es rechnerisch 88,6939€ sind. Da lexoffice aber die Teilrechnung nicht berücksichtigt, wird der Fehler ausgegeben, da die Steuer und der Nettobetrag nicht zusammenpassen.
    
• invalid_taxrate_19 => Der Mehrwertsteuersatz passt nicht zum gewählten Buchungstyp. Es wurde eine Rechnung mit 19% Mehrwertsteuer erstellt, aber der Buchungstyp enthält keine Mehrwertsteuer bspw. Buchungstyp "Umsatz nach §13b" oder "Umsatz für Photovoltaik". Die Rechnung muss storniert werden und es muss eine neue Rechnung erstellt werden, bei dem keine Mehrwertsteuer ausgewiesen wird.
• invalid_size => ein Wert im Kontakt ist zu lang bspw. eine Telefonnummer "Herr: 0123 - 456 6890 / Frau: 0234 567 8901" - in HERO kannst du zwar in das Feld "Telefonnummer" oder "Mobilnummer" einen solchen Wert eintragen, lexoffice akzeptiert solche Werte aber nicht. Auch das Notizfeld darf maximal 255 Zeichen enthalten.
• technical_error => siehe invalid_size (hierüber)
• contact_must_be_customer => Der Kontakt in lexoffice ist ein Lieferant. lexoffice akzeptiert nur Rechnungen von HERO für die die Kontaktart "Kunde" oder "Lieferant/Kunde".
• the requested resource does not exist => Der zugehörige Beleg wurde in lexoffice gelöscht. 
• weitere Fehlermeldungen werden schrittweise ergänzt.

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