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Häufige Fragen zur Software - anschaulich erklärt

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Was ist "IDS Connect" und wofür kann ich es nutzen?

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Frank Schimke
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Was ist IDS Connect?

IDS Connect ist eine Schnittstelle bzw. ein Datenformat, um Warenkörbe mit Großhändlern/ Lieferanten auszutauschen. Bei einer Übertragung via IDS wird innerhalb des Browsers zum Webshop des Lieferanten weitergeleitet und alle Artikel sind bereits dem Warenkorb hinzugefügt.

Der Inhalt des Warenkorbs besteht aus Artikeln bzw. Artikeln innerhalb von Leistungen, welche sich in einem Dokument - z.B. in einem Angebot - befinden. Damit ist es über die IDS Schnittstelle möglich die benötigten Artikel für ein Projekt direkt bei dem zugehörigen Lieferanten zu bestellen.

Außerdem ist auch eine Rückübertragung vom Lieferanten zu HERO möglich. Daraus ergeben sich weitere Möglichkeiten, wie IDS genutzt werden kann:

  • Aktualisierung der Preise
    Der Webshop beinhaltet die aktuellen Preise. Bei der Rückübertragung werden diese aktuellen Preise an HERO weitergegeben, sodass diese auf Wunsch im Dokument und auch im Artikelstamm aktualisiert werden können.

  • Hinzufügen neuer Artikel
    Sobald Sie sich im Webshop des Lieferanten befinden, können Sie diesen wie gewohnt nutzen und damit auch neue Artikel dem Warenkorb hinzufügen. Diese können nach der Rückübertragung ebenfalls - wenn du möchtest - dem Dokument und Artikelstamm hinzugefügt werden.

 

Informationen in diesem Beitrag:

 

Wie richte ich eine IDS Verbindung zu meinen Lieferanten ein?

Um Artikel aus dem Dokument an den Webshop des Lieferanten übertragen zu können, muss zuvor die Schnittstelle aktiviert und der Zugang zum Webshop konfiguriert werden.

Alle benötigten Informationen findest du hier:

>> Wie konfiguriere ich IDS Connect in HERO?

Die Zugangsdaten zum Webshop erfährst du bei deinem Lieferanten.

 

Wie übertrage ich meine Artikel zum Lieferanten?

Nachdem du die IDS Verbindung eingerichtet hast, erstelle wie gewohnt ein Dokument deiner Wahl.

 

Möglichkeit 1:

Im oberen Menüband unter [Mehr] findest du [IDS Connect].

 

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(Menü - IDS Connect)

 

Möglichkeit 2:

Im oberen Menüband unter [Preise aktualisieren] findest du in dem sich öffnenden Fenster [Aus Lieferanten-Webshop]

 

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(Menü - Preise aktualisieren)

 

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(Preise aktualisieren - Aus Lieferanten-Webshop)

 

Anschließend öffnet sich die Lieferantenauswahl mit einer Tabelle der zu übertragenden Artikel. Mit dem Klick auf [Zum Webshop] startest du die IDS Übertragung. (siehe nächster Abschnitt)

 

Hinweis: Hinter beiden aufgezeigten Möglichkeiten verbirgt sich die selbe Funktion, sodass eine Unterscheidung im Folgenden nicht notwendig ist. Auch, wenn der Menüpunkt "Preise aktualisieren" heißt, können alle Anwendungsfälle neben der Aktualisierung der Preise (wie in "Wofür kann ich IDS-Connect nutzen?" beschrieben) ebenfalls durchgeführt werden.

 

Welche Artikel werden an den Lieferanten übertragen?

Artikel können entweder aus dem HERO-Artikelstamm oder wie einleitend erwähnt aus dem Webshop eines Lieferanten (via IDS) einem Dokument hinzugefügt werden. In beiden Fällen ist für diesen Artikel ein Lieferant in den Artikeldetails hinterlegt. Dies wirkt sich auf die übertragbaren Artikel aus:

Wenn im IDS-Fenster [Lieferantenauswahl] ein Lieferant ausgewählt wurde, werden nur die Artikel in der Tabelle angezeigt und anschließend übertragen, für welche der ausgewählte Lieferant in den Artikeldetails hinterlegt ist.

 

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(Lieferantenauswahl - Fenster)

Dadurch wird gewährleistet, dass nur die Artikel übertragen werden, die tatsächlich bei dem Lieferanten verfügbar sind und auch dort bestellt werden können. 

Sollte dein Dokument aus Artikeln verschiedener Lieferanten bestehen, wiederhole einfach den Vorgang und wähle in der Lieferantenauswahl einen anderen Lieferanten aus. Wenn du dies machst, aktualisiert sich die Tabelle, sodass du stets den Überblick über die zu übertragenden Artikel behältst. 

 

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(Lieferantenauswahl - Dropdown)

In der Dropdown-Liste findest du alle Lieferanten, für die eine IDS-Verbindung eingerichtet wurde. Der Abschnitt "Weitere Lieferanten" listet alle Lieferanten auf, deren Artikel nicht im Dokument vertreten sind. Auch wenn somit keine Artikel an den Webshop übertragen werden, hast du dadurch die Möglichkeit Artikel aus dem Webshop in dein Dokument zu importieren. (weitere Informationen dazu findest du im Abschnitt "Neue Artikel aus Webshop dem Dokument/ Artikelstamm hinzufügen")

 

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(Lieferantenauswahl - keine Artikel im Dokument)

Für Artikel, in denen kein Lieferant gepflegt ist oder keine IDS-Verbindung zum Lieferanten eingerichtet wurde, ist keine Übertragung in den Webshop möglich.

 

Wie funktioniert die Rückübertragung vom Webshop zu HERO?

Nach dem Klick auf [Zum Webshop] wirst du automatisch zum Webshop des ausgewählten Lieferanten weitergeleitet. Im Webshop kannst du wie gewohnt Artikel suchen, diese dem Warenkorb hinzufügen, Artikel aus dem Warenkorb entfernen und eine Bestellung beim Lieferanten aufgeben. (Was genau mit den hinzugefügten oder gelöschten Artikeln auf HERO-Seite passiert, erfährst du in den nächsten Abschnitten)

Im Gegensatz zu einem "normalen" Besuch des Webshops deines Lieferanten, gibt es nun im Warenkorb zusätzlich die Möglichkeit die Daten via IDS zurück zu übertragen bzw. die Bestellung abzuschließen UND die Daten zurück zu übertragen. Die genaue Bezeichnung unterscheidet sich zwischen den verschiedenen Webshops. Beispiele wären:

  • IDS zurück
  • IDS Übertragung
  • Warenkorb übergeben
  • Warenkorb senden

 

Was kann ich mit den rückübertragenen Daten machen?

Nach der Rückübertragung werden die Artikelinformationen in einem Detailfenster aufgelistet. Hier erscheinen alle Artikel die im Warenkorb des Webshops enthalten waren bzw. dort hinzugefügt wurden.

Artikel, die im Webshop aus dem Warenkorb entfernt wurden, werden nicht angezeigt, nicht weiter berücksichtigt aber nicht aus dem Dokument entfernt. 

Die Tabelle gibt Aufschluss über:

  • Artikelnummer des Lieferanten
  • Artikelname/-bezeichnung
  • Verkaufseinheit
  • Ist der Artikel bereits im HERO-Artikelstamm vorhanden?
  • Preis im Dokument
    • Ist der Artikel bereits im Dokument enthalten oder wurde erst im Webshop hinzugefügt?
    • Falls vorhanden: Welchen Preis hat der Artikel im Dokument?
  • Neue Preisliste
    • Aktuelle Preise aus dem Webshop

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(Detailfenster - Rückübertragung)

Durch die Auswahl der unten stehenden Checkboxen, hast du die Möglichkeit die neuen Artikel/ Artikeldaten in den Artikelstamm oder das Dokument zu übernehmen:

 

Artikelstamm-Aktionen

  • "Neue Artikel dem Artikelstamm hinzufügen"
    • Ist ein Artikel nicht im Artikelstamm enthalten, kann dieser einfach hinzugefügt werden, um ihn in anderen Dokumenten wieder verwenden zu können
  • "Preise vorhandener Artikel im Artikelstamm aktualisieren"
    • Um auch zukünftig mit den aktuellsten Preisen zu arbeiten, kannst du die Artikelpreise im Artikelstamm aktualisieren. 
    • Es wird nur der EK-Preis und der Listenpreis aktualisiert
    • Der VK-Preis berechnet sich anhand der im Kalkulations-Tab definierten VK-Gruppe neu
    • Feste/ händisch vergebene VK-Preise (gekennzeichnet durch ein (i) - siehe Bild) werden nicht neu berechnet und bleiben unverändert.
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    • Weitere Artikeldetails - wie z.B. der Name oder die Beschreibung - werden nicht überschrieben.

 

Dokument-Aktionen

  • "Nicht enthaltene Artikel dem Dokument hinzufügen"
    • Wurde ein Artikel nicht via IDS an den Webshop übertragen, sondern erst im Webshop dem Warenkorb hinzugefügt, kann dieser dem Dokument hinzugefügt werden.
  • "Preise enthaltener Artikel im Dokument aktualisieren"
    • Haben sich die Preise seit der Erstellung des Dokuments geändert, kannst du mit dieser Funktion dein Dokument auf den neusten Stand bringen. Hierfür hast du zwei Optionen:
      • "VK-Preis anpassen (Marge bleibt gleich)"
        Hier wird der VK-Preis anhand der neuen Einkaufspreise neu berechnet und damit etwaige Preisänderungen direkt an deine Kunden weitergegeben, ohne dass es einer neuen Kalkulation bedarf.
      • "Marge anpassen (VK-Preis bleibt gleich)"
        Diese Option empfiehlt sich, wenn sich mit dem Kunden schon auf einen Preis geeinigt und der Auftrag unterschrieben wurde. 
        Die Neuberechnung der Marge auf Grund der veränderten Einkaufspreise hilft dir bei der Nachkalkulation und Bewertung deines Projektes, da diese Aufschluss über den tatsächlichen Gewinn gibt.

Möchtest du keine der genannten Aktionen durchführen, kannst du das Fenster einfach mit "Abbrechen" schließen.

Wofür kann ich IDS-Connect nutzen? (Anwendungsfälle)

1. Artikel beim Lieferanten bestellen

Das Projekt ist fertig geplant, der Auftrag unterschrieben und es fehlen nur noch die Materialien?

Dann kannst du die Artikel aus dem Dokument via IDS an die Lieferanten übertragen und mit wenigen Klicks bestellen. 

  1. Dokument öffnen
  2. "Mehr" - "IDS Connect"
  3. Lieferanten auswählen
  4. "Zum Webshop"
  5. Bei Bedarf Warenkorb anpassen
    • Natürlich kannst du im Webshop auch noch weitere Artikel dem Warenkorb hinzufügen, welche nicht mit dem Projekt in Zusammenhang stehen aber mitbestellt werden sollen bzw. Artikel aus dem Warenkorb entfernen, sollten diese noch auf Lager sein. 
  6. Bestellung im Webshop abschließen

Im Regelfall wirst du nach erfolgter Bestellung wieder zurück zu HERO geleitet und hast die Möglichkeit die Artikelstamm- und Dokumentenaktionen durchzuführen. Du kannst das Fenster mit "Abbrechen" schließen.

 

2. Preise in Dokument/ Artikelstamm aktualisieren

Die Erstellung des Angebotes ist schon einige Zeit her und in der Zwischenzeit haben sich die Preise der Artikel geändert?

Dann kannst du die Artikel aus dem Dokument via IDS an den Lieferanten übertragen und ohne weiteres Zutun wieder zurück zu HERO übertragen. Die aktuellen Preise werden dabei aus dem Webshop übernommen.

  1. Dokument öffnen
  2. [Mehr] - [IDS Connect]
  3. Lieferanten auswählen
  4. [Zum Webshop]
  5. IDS Rückübertragung (vgl. Wie funktioniert die Rückübertragung vom Webshop zu HERO?)
  6. Aktion [Preise enthaltener Artikel im Dokument aktualisieren auswählen] und mit [Übernehmen] bestätigen

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3. Neue Artikel aus Webshop dem Dokument/ Artikelstamm hinzufügen

Du hast die benötigten Artikel noch nicht in deinem Artikelstamm?

Dann kannst du die Artikel direkt aus dem Webshop dem Dokument und auch dem Artikelstamm hinzufügen. 

  1. Dokument öffnen
  2. [Mehr] - [IDS Connect]
  3. Lieferanten auswählen
  4. [Nur Artikel aus Webshop importieren] auswählen 
    Durch diese Auswahl wird ein leerer Warenkorb übertragen, welchen du dann mit den gewünschten Artikeln im Webshop des Lieferanten füllen kannst.

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  5. Benötigte Artikel im Webshop hinzufügen
  6. IDS Rückübertragung (vgl. Wie funktioniert die Rückübertragung vom Webshop zu HERO?)
  7. Gewünschte Aktionen für Artikelstamm und/oder Dokument auswählen und mit [Übernehmen] bestätigen

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4. Preise aktualisieren, neue Artikel hinzufügen und Bestellung abschicken

Selbstverständlich kannst du auch alle drei obigen Anwendungsfälle frei kombinieren und alles gleichzeitig machen. Beispiel:

  • Artikel in Webshop übertragen

  • weitere Artikel im Webshop hinzufügen

  • Bestellung durchführen

  • Rückübertragung zu HERO

  • Preise im Dokument und Artikelstamm aktualisieren

  • Artikel dem Dokument und Artikelstamm hinzufügen

 

 

Alles klar? Noch Fragen?

Wir hoffen, dieser Beitrag hilft dir direkt weiter. Falls nicht, wende dich gerne unten über das Kommentarfeld an uns oder schreib uns direkt an unter support@hero-software.de.

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