Neben den fest integrierten Schnittstellen - wie z.B. IDS und lexoffice - hast du über die Automationsplattform “make.com” die Möglichkeit, Daten und Dokumente mit über 1300 Anwendungen auszutauschen.
Informationen in diesem Beitrag:
- Was ist make.com?
- Wie funktioniert make.com?
- Was kann ich alles automatisieren?
- Was benötige ich, um eine Automation zu erstellen und was kostet das?
- Liste der HERO Trigger und Actions
Was ist make.com?
"make.com" ist eine Automationsplattform (ähnlich zu Zapier, IFTTT und PowerAutomate), welche es mit geringem Aufwand ermöglicht, Daten zwischen verschiedenen Anwendungen auszutauschen. Damit müssen Daten nicht mehr händisch übertragen werden - durch die Automationen geschieht dies im Hintergrund, ohne dass dein Zutun erforderlich ist.
Wie funktioniert make.com?
make.com arbeitet nach dem Wenn-Dann-Prinzip. WENN eine Bedingung erfüllt ist oder ein bestimmtes Ereignis eintritt, DANN wird die Datenübertragung gestartet bzw. Aktionen ausgeführt.
Beispiele für Anwendungsfälle:
- WENN in HERO ein Kontakt angelegt wird
- DANN wird dieser in das Adressbuch (z.B. Google/ Apple/ Microsoft/ VoIP-Telefonanlage) übertragen.
- DANN wird dieser in den Verteiler eines Mail-Marketing-Tools (z.B. Mailchimp/ ActiveCampaign) übernommen.
- WENN in HERO ein Projekt erstellt wird
- DANN wird im CRM System (z.B HubSpot/ Salesforce) ein gleichnamiges Projekt angelegt und Informationen zum Projekt übertragen.
- WENN in HERO ein Dokument erstellt wird
- DANN wird dieses in einen Cloudspeicher (z.B. OneDrive/ DropBox/ Google Drive) übertragen.
- u.v.m.
Auch die umgekehrte Richtung ist möglich, sodass Daten und Dokumente, die in einer anderen Software erfasst werden, nach HERO automatisiert übertragen werden.
make.com bietet derzeit über 1300 Anwendungen, welche sich potenziell mit HERO verbinden lassen. Eine Übersicht findest du hier.
Trigger, Actions und Szenarien
Die Bedingung/ das Ereignis, das eine Automation startet, wird als “Trigger” bezeichnet, worauf dann “Actions” ausgeführt werden. Die gesamte Automation nennt sich “Szenario”.
Für den obigen Anwendungsfall - WENN in HERO ein Kontakt angelegt wird DANN wird dieser in das Adressbuch (Google) übertragen - sieht das Szenario in make.com wie folgt aus:
Hier ist der Trigger “HERO Software - Watch Contacts”, welcher startet, sobald ein Kontakt in HERO erstellt oder bearbeitet wurde. Anschließend werden die Kontaktdaten an die Action “Google Contacts - Create a Contact” weitergegeben, welche im Google-Adressbuch genau diesen Kontakt erstellt.
HERO stellt Trigger und Actions bereit
Du kannst in make.com verschiedene Trigger und Actions von HERO verwenden. Wir stellen stetig weitere Module bereit, sodass du möglichst alle deiner Anwendungsfälle automatisieren kannst.
Dir fehlt ein Trigger oder eine Action? Wir freuen uns über dein Feedback an product@hero-software.de
Eine Auflistung aller Module findest du hier
Was kann ich alles automatisieren?
Allgemein gesagt, kannst du das händische Übertragen und Kopieren von Daten, Informationen oder Dateien von einem Programm in ein anderes Programm automatisieren. Dies spart Zeit, schont die Nerven und du hast immer alle Informationen genau da, wo du sie brauchst.
Ein paar Beispiele für Anwendungsfälle wurden hier bereits vorgestellt. Ob dein Anwendungsfall automatisierbar ist, kann nicht pauschal beantwortet werden.
- Zum einen hängt es davon ab, ob das Programm, das Informationen mit HERO austauschen soll, innerhalb von make.com verfügbar ist.
Hier kannst du nachsehen, welche Programme zur Verfügung stehen. - Zum anderen ist es im Einzelfall zu klären, ob sich der Prozess für eine Automatisierung eignet.
Du möchtest durch eine Automation Zeit sparen, bist dir aber nicht sicher, ob das mit make.com möglich ist? Schreib uns gerne eine Email an support@hero-software.de mit deinem Anwendungsfall.
Was benötige ich, um eine Automation zu erstellen und was kostet das?
Derzeit befindet sich die Funktion in der Beta-Test-Phase. Möchtest du die Funktion vor dem globalen Release nutzen und testen? Dann freuen wir uns über eine Email an support@hero-software.de und aktivieren die Schnittstelle zu "make.com" gerne für dich.
Voraussetzung für die Erstellung einer Automation ist ein Account bei make.com und eine erfolgreiche Ersteinrichtung der Schnittstelle in HERO.
make.com-Account und Kosten
Wenn du noch keinen make.com Account hast, kannst du dir hier einen erstellen.
make.com bietet einen kostenlosen Free-Plan an, sodass du ohne Mehrkosten deine erste Automation (dein erstes Szenario) erstellen und Erfahrungen mit make.com sammeln kannst. Möchtest du mehrere Szenarien erstellen oder oft bzw. viele Daten austauschen, kannst du jederzeit auf einen der kostenpflichtigen Pläne upgraden.
Alle Informationen zu den Preisen findest du hier
Beachte: Wenn du den Free-Plan nutzt, ist die automatische Ersteinrichtung der Schnittstelle in HERO nicht möglich. Diese muss dann manuell durchgeführt werden und erfordert mehr händischen Aufwand. Bist du dir sicher, make.com nutzen zu können und zu wollen, empfehlen wir, schon mit einem der kostenpflichtigen Pläne zu starten.
Automatische Ersteinrichtung der Schnittstelle in HERO
Nur möglich, wenn du einen kostenpflichtigen make.com-Account besitzt. Für den kostenlosen Free-Plan folge bitte den Schritten der manuellen Einrichtung
- Firmeneinstellungen → Schnittstellen → make “Konfigurieren”
- Wähle “Automatische Einrichtung”
- Gebe abschließend deinen make.com API Token ein und klicke auf “Einrichten”
Wenn sich die Statusanzeige auf “Eingerichtet” ändert, war die Ersteinrichtung erfolgreich
>>> Wie erstelle ich einen make.com API Token?
Manuelle Ersteinrichtung der Schnittstelle in HERO
- Für die manuelle Einrichtung benötigst du einen “HERO GraphQL Token”. Wende dich hierfür an support@hero-software.de
- Sobald du den Token erhalten hast, log dich in deinen make.com-Account ein, gehe zu “Scenarios” und klicke “+ Create a new Scenario”
- Klicke auf das große +, suche nach HERO Software und wähle die HERO App aus
- Nun wähle eine beliebige Action aus. Eine Action erkennst du daran, dass diese mit “Create XY” oder “Update XY” benannt ist. (“Watch XY” sind Trigger)
- Klicke auf “Create a connection”
- Gib nun einen beliebigen Namen für die Connection ein und füge im unteren Feld den im Schritt 1 erhalten “HERO GraphQL Token” ein. Anschließend klicke auf “Save”.
- Klicke oben Links auf den Pfeil, um das Szenario zu verlassen.
In der nun angezeigten Meldung, dass die Änderungen noch nicht gespeichert wurden, wähle “Discard changes”. Dies führt dazu, dass das ganze Szenario nicht gespeichert wird, da dieses nur dafür benötigt wurde, um die Connection zu erstellen. - Gehe zu HERO in Firmeneinstellungen → Schnittstellen → make “Konfigurieren”
- Wähle “Manuelle Einrichtung”
- Klicke auf “Ich habe die Verbindung manuell eingerichtet”, um die Einrichtung abzuschließen.
Liste der HERO Trigger und Actions
Watch Contacts (Trigger)
Auslösendes Ereignis: Kontakt wird in HERO gespeichert. Dabei ist es irrelevant, ob ein Kontakt neu angelegt wurde oder ein bestehender Kontakt bearbeitet wurde.
Übergebene Werte (von HERO an make.com): Kontakt-ID, Type, Eigene Kundennummer, Kategorie, Firmenname, Anrede, Weitere Anrede, Vorname, Nachname, Kundennummer, Position/ Funktion, E-Mail Adresse, Erreichbarkeit, Festnetz, Mobiltelefon, Website, Fax
Create Contact (Action)
Ausgeführte Aktion: Ein neuer Kontakt wird in HERO angelegt.
Annehmende Werte (von make.com an HERO): Kontakt-ID, Type, Eigene Kundennummer, Kategorie, Firmenname, Anrede, Weitere Anrede, Vorname, Nachname, Kundennummer, Position/ Funktion, E-Mail Adresse, Erreichbarkeit, Festnetz, Mobiltelefon, Website, Fax
Update Contact (Action)
Ausgeführte Aktion: Ein bestehender Kontakt in HERO wird aktualisiert.
Annehmende Werte (von make.com an HERO): Kontakt-ID (Pflichtfeld), Type, Eigene Kundennummer, Kategorie, Firmenname, Anrede, Weitere Anrede, Vorname, Nachname, Kundennummer, Position/ Funktion, E-Mail Adresse, Erreichbarkeit, Festnetz, Mobiltelefon, Website, Fax