Buchhaltung mit Lexoffice

Die HERO Handwerkersoftware besitzt eine Schnittstelle zu der Buchhaltungssoftware lexoffice. Durch diese werden in HERO erstellte Dokumente wie Rechnungen direkt an lexoffice übergeben und in lexoffice eingetragene Zahlungen bzw. die Zahlungsinformationen an HERO zurückgegeben. HERO bleibt hierbei das System für die Rechnungslegung, während lexoffice für die Buchhaltung und den Zahlungsabgleich genutzt wird.

Vorteile 

• Vollständigkeit und weniger manueller Aufwand 
  • In HERO erstellte Rechnungen werden automatisch bei lexoffice hochgeladen und die Dokumenteninformation (Rechnungsnummer, Belegdatum etc.) übergeben
  • In lexoffice erfasste Zahlungsdaten werden automatisch an HERO übergeben
  • Durch die automatisierte Übertragung der Dokumente + Zahlungsdaten sind beide System vollständig
  • Manuell auslösbarer Kontaktimport von lexoffice zu HERO
  • Kontaktexport zu lexoffice bei jeder Rechnung, die in HERO erstellt wird
• Das Beste aus beiden Welten
  • lexoffice zur Buchhaltung + offenen Postenführung unter anderem
    • inklusive Bankabgleich (für mehr Informationen wenden Sie sich bitte an den lexoffice Support)
    • inklusive diverse Steuerberatungs- und DATEV-Anbindungen
  • HERO zur handwerkspezifischen Dokumentenerstellung unter anderem mit
    
    • Umfassenden Artikelkatalogen (Datanorm)
    • Schnittstellen zu Großhändlern (DS-Connect, UGL etc.)
    • Umfangreicher Artikel- und Leistungskalkulation

Einrichtung

1. Öffne unter Firmeneinstellungen den Menüpunkt Schnittstellen
2. Klicke nun in der lexoffice Kachel auf Konfigurieren. Achtung: Du kannst lexoffice nur einrichten, wenn du den neuen Stornorechnungsprozess eingerichtet hast.
3. Jetzt kannst du ein Startdatum der Synchronisierung wählen. Beachte bitte, dass das Datum nicht mehr veränderbar ist, wenn bereits Rechnungen an lexoffice übertragen wurden. Sobald das erste Dokumente übertragen ist, lassen sich Zahlungen auch nur noch in lexoffice erfassen. 
4. Klicke jetzt auf Zugang einrichten.
5. Du wirst zu lexoffice weitergeleitet und musst dich mit deinen Zugangsdaten einloggen.
6. Anschließend bestätigst du die Autorisierungsanfrage:
7. Die lexoffice Erweiterung ist fertig eingerichtet.

Achtung: Sofern in beiden Systemen Rechnungen erstellt werden sollen, müssen zwingend in HERO und lexoffice jeweils ein eigener Nummernkreis verwendet werden.

Wie werden Dokumente/Rechnungen übertragen?

Alle relevanten Dokumente, Aufträge und Projekte werden weiterhin über die HERO Handwerkersoftware erstellt, bearbeitet und verwaltet. Nach Erstellung buchungsrelevanter Dokumente wie Rechnungen sind diese (PDF & Daten) automatisch bei lexoffice verfügbar.* 

* Das gilt nur für neu erstellte Dokumente, wenn das Synchronisationsdatum bei der Einrichtung der Schnittstelle vor dem Erstellungsdatum liegt. Ein Einmalimport ist nicht möglich. Auch hochgeladene buchungsrelevante Dokumente werden nicht übertragen und müssen manuell in lexoffice  hochgeladen werden.

Beispiel:

1. Synchronisationsdatum bei der Schnittstelleneinrichtung ist der 13.04.2022
2. Rechnung in HERO am 13.04.2022 erstellen
3. Rechnung ist automatisch bei lexoffice unter Belege → Einnahmen auffindbar
4. Für die Rechnung sind PDF und Daten verfügbar
   • Belegnummer
   • Belegdatum
   • Lieferdatum
   • Kontakt (wird neu erstellt, wenn noch nicht vorhanden)
   • Fälligkeit
   • Betrag
   • Notiz: Rechnung mit Rechnungsnummer - Ansprechpartner - Zugehörige Projektnummer/-name oder Auftragsnummer/-name
   • Art der Einnahme:
     • Hier werden die Artikel nach Ihren Mehrwertsteuersätzen aufgeschlüsselt

Kann ich Rechnungen noch nachträglich bearbeiten?

Nein. Wenn die Schnittstelle zu lexoffice aktiv ist, sind buchungsrelevante Dokumente nach Erstellung immer festgeschrieben und lassen sich nicht nachträglich bearbeiten. Wenn du Änderungen vornehmen willst, musst du die Rechnung stornieren und eine neue erstellen.

Wie trage ich Zahlungen ein?

Während HERO das führende System bei der Dokumentenerstellung ist, ist lexoffice das führende System für die offene Postenführung bzw. den Zahlungsabgleich. Zahlungen können dann nur noch in lexoffice eingetragen werden, dafür gehst du wie folgt vor:

1. Klicke in HERO auf Zahlung in lexoffice oder öffnen Sie direkt den Beleg in lexoffice
2. Der Beleg in lexoffice öffnet sich
3. Per Bankabgleich kann die Zahlung direkt korrekt zugeordnet und verbucht werden
   Mehr erfahren Sie hier:
   https://support.lexoffice.de/de-form/?q=Verarbeiten+Ihrer+Bankums%C3%A4tze
4. Die Zahlungsdaten werden automatisch an HERO übertragen

Sollte es Probleme bei der Übertragung eines Dokuments zu lexoffice geben, kannst du die Schnittstelle vorübergehen deaktivieren.

Wie deaktiviere / pausiere ich die lexoffice-Schnittstelle?

Um die Schnittstelle vorübergehend zu deaktivieren, gehe bitte wie folgt vor:

1. Gehe dafür in das Menü Firmeneinstellungen > Schnittstellen. Scrolle dann ggf. nach unten zur Kachel "lexoffice" und klicke dort auf Konfigurieren.
2. In dem Fenster siehst du dann bei "Status", ob die Schnittstelle gerade aktiv ist oder ob sie pausiert wurde. Klicke hier auf den Button Aus um die Schnittstelle vorübergehend zu deaktivieren:
3. Die Schnittstelle ist nun vorübergehend deaktiviert und Dokumente werden nicht mehr automatisch an lexoffice übermittelt, sowie Zahlungen aus lexoffice an HERO gesendet. Dafür ist es nun möglich Zahlungen über das "Geldschein-Icon" neben dem Dokument im Projekt, Auftrag, Kontakt, der Dokumentenübersicht oder der Buchhaltung zu erfassen. 
4. Sobald du alle notwendigen Zahlungen erfasst hast und damit künftige Dokumente wieder automatisch übermittelt werden, muss die Schnittstelle wieder aktiviert werden. Gehe hierfür erneut in das Menü Firmeneinstellungen > Schnittstellen und klicke auf Konfigurieren.
5. Hier wird nun angezeigt, dass die Schnittstelle deaktiviert wurde. Durch einen Klick auf AN wird die Schnittstelle reaktiviert.
   

Was passiert beim Stornieren von Rechnungen?

Wenn du eine Rechnung stornierst, wird diese in lexoffice als Einnahmenminderung eingeliefert.

Beispiel:

1. Rechnung in HERO stornieren
2. Stornorechnung in HERO wird (automatisch) erstellt
   
3. Stornorechnung (PDF) + weitere Informationen wurden automatisch zu lexoffice übertragen
   

Wie übertrage ich meine HERO Kontakte zu lexoffice?

Eine Übertragung der HERO Kontakte zu lexoffice ist nicht nötig. Wenn du die lexoffice Schnittstelle eingerichtet hast, wird bei der Erstellung & Übertragung jedes buchungsrelevanten Dokuments von HERO einmalig ein Kontakt in lexoffice angelegt. Jedes weitere buchungsrelevante Dokument wird dann auf diesen Kontakt geschlüsselt. 

Im Beispiel oben aus "Wie werden Dokumente übertragen?" wird der Kontakt "HERO Software" bei Erstellung der ersten Rechnung angelegt, aber weitere Rechnungen werden diesem lediglich zugeordnet.

Achtung: Wenn schon Kontakte in lexoffice vorhanden sind, solltest du diese Kontakte mit HERO synchronisieren. Wie das funktioniert, siehst du weiter unten bei "Wie übertrage ich meine lexoffice Kontakte zu HERO?"

Wie übertrage ich meine lexoffice Kontakte zu HERO?

Du hast die Möglichkeit, deine lexoffice Kontakte in HERO zu importieren.

1. Gehe zu Firmeneinstellungen → Schnittstellen
2. Klicke in der Kachel lexoffice auf den Button "Kontakte importieren"
3. Nun wird dir angezeigt, wie viele Kontakte zum Import bereitgestellt sind
4. Mit Klick auf "Importieren" startest du den Import und anschließend stehen dir die Kontakte auch in HERO zur Verfügung
   

Wie lösche ich die Schnittstelle?  

Das Löschen der Schnittstelle hebt alle Verknüpfungen der Dokumente auf. Wenn du nach Löschung Rechnungen in HERO erstellst, werden diese nicht zu lexoffice übertragen und umgekehrt werden auch keine Zahlungen mehr in HERO vermerkt. 

Um die Schnittstelle zu löschen, geh bitte wie folgt vor:

1. Öffne nun Firmeneinstellungen → Schnittstellen
2. Klicke jetzt bei lexoffice auf "Konfigurieren"
3. Klicken Sie auf "Konfiguration komplett löschen"
4. Bestätigen Sie mit erneutem Klick auf "Löschen"

Wie kann ich Zahlungen wieder in HERO eintragen?

Damit du Zahlungen unabhängig von lexoffice wieder in HERO eintragen kannst, musst die Schnittstellenkonfiguration löschen → Wie lösche ich die Schnittstelle?