Buchhaltung mit Lexoffice

Die HERO Handwerkersoftware besitzt eine Schnittstelle zu der Buchhaltungssoftware lexoffice. Durch diese werden in HERO erstellte Dokumente wie Rechnungen direkt an lexoffice übergeben und in lexoffice eingetragene Zahlungen bzw. die Zahlungsinformationen an HERO zurückgegeben.

Aktuell befinden wir uns in einer ersten Testphase.
Möchten Sie ebenfalls Beta-Tester*in werden oder haben Sie Feedback zur Erweiterung, wenden Sie sich gerne an product@hero-software.de.

Vorteile 

• Vollständigkeit und weniger manueller Aufwand 
  • In HERO erstellte Rechnungen werden automatisch bei lexoffice hochgeladen und die Dokumenteninformation (Rechnungsnummer, Belegdatum etc.) übergeben
  • In lexoffice erfasste Zahlungsdaten werden automatisch an HERO übergeben
  •  Durch die automatisierte Übertragung der Dokumente + Zahlungsdaten sind beide System vollständig
  • Manuell auslösbarer Kontaktimport von lexoffice zu HERO
  • Kontaktexport zu lexoffice bei jeder Rechnung, die in HERO erstellt wird
• Das Beste aus beiden Welten
  • lexoffice zur Buchhaltung + Offenen Postenführung unter anderem
    • inklusive Bankabgleich (für mehr Informationen wenden Sie sich bitte an den lexoffice Support)
    • inklusive diverse Steuerberatungs- und DATEV-Anbindungen
  • HERO zur handwerkspezifischen Dokumentenerstellung unter anderem mit
    • Teil- und Abschlussrechnungen
    • Umfassenden Artikelkataloge (Datanorm, IDS-Connect, UGL etc.)

Einrichtung

1. Öffnen Sie unter Firmeneinstellungen den Menüpunkt Schnittstellen
2. Klicken Sie in der lexoffice Kachel auf Konfigurieren. Achtung: Sie können lexoffice nur einrichten, wenn Sie den neuen Stornorechnungsprozess eingerichtet haben.
3. Nun können Sie ein Startdatum der Synchronisierung wählen. Beachten Sie bitte, dass das Datum nicht mehr veränderbar ist, wenn bereits Rechnungen an lexoffice übertragen wurden. Sobald das erste Dokumente übertragen ist, lassen sich Zahlungen auch nur noch in lexoffice erfassen. 
4. Klicken Sie jetzt auf Zugang einrichten.
5. Sie werden zu lexoffice weitergeleitet und müssen sich mit Ihren Zugangsdaten einloggen.
6. Anschließend bestätigen Sie die Autorisierungsanfrage:
7. Die lexoffice Erweiterung ist fertig eingerichtet.

Wie werden Dokumente/Rechnungen übertragen?

Alle relevanten Dokumente, Aufträge und Projekte werden weiterhin über die HERO Handwerkersoftware erstellt, bearbeitet und verwaltet. Nach Erstellung buchungsrelevanter Dokumente wie Rechnungen sind diese (PDF & Daten) automatisch bei lexoffice verfügbar.* 

* Das gilt nur für neu erstellte Dokumente, wenn das Synchronisationsdatum bei der Einrichtung der Schnittstelle vor dem Erstellungsdatum liegt. Ein Einmalimport ist nicht möglich.

Beispiel:

1. Synchronisationsdatum bei der Schnittstelleneinrichtung ist der 13.04.2022
2. Rechnung in HERO am 13.04.2022 erstellen
3. Rechnung ist automatisch bei lexoffice unter Belege → Einnahmen auffindbar
4. Für die Rechnung sind PDF und Daten verfügbar
   • Belegnummer
   • Belegdatum
   • Lieferdatum
   • Kontakt (wird neu erstellt, wenn noch nicht vorhanden)
   • Fälligkeit
   • Betrag
   • Notiz: Rechnung mit Rechnungsnummer - Ansprechpartner - Zugehörige Projektnummer/-name oder Auftragsnummer/-name
   • Art der Einnahme:
     • Hier werden die Artikel nach Ihren Mehrwertsteuersätzen aufgeschlüsselt

Kann ich Rechnungen noch nachträglich bearbeiten?

Nein. Wenn die Schnittstelle zu lexoffice aktiv ist, sind buchungsrelevante Dokumente nach Erstellung immer festgeschrieben und lassen sich nicht nachträglich bearbeiten. Wenn Sie Änderungen vornehmen wollen, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue erstellen.

Wie trage ich Zahlungen ein?

Während HERO das führende System bei der Dokumentenerstellung ist, ist lexoffice das führende System für die Offene Postenführung bzw. den Zahlungsabgleich. Zahlungen können dann nur noch in lexoffice eingetragen werden, dafür gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in HERO auf Zahlung in lexoffice oder öffnen Sie direkt den Beleg in lexoffice
2. Der Beleg in lexoffice öffnet sich
3. Über den Button Zahlung erfassen, können Sie eine Zahlung eintragen
   
4. Die Zahlungsdaten werden automatisch an HERO übertragen

Was passiert beim Stornieren von Rechnungen?

Wenn Sie eine Rechnung stornieren, wird diese in lexoffice als Einnahmenminderung eingeliefert.

Beispiel:

1. Rechnung in HERO stornieren
2. Stornorechnung in HERO wird (automatisch) erstellt
   
3. Stornorechnung (PDF) + weitere Informationen wurden automatisch zu lexoffice übertragen
   

Wie übertage ich meine HERO Kontakte zu lexoffice?

Eine Übertragung der HERO Kontakte zu lexoffice ist nicht nötig. Wenn Sie die lexoffice Schnittstelle eingerichtet haben, wird bei der Erstellung & Übertragung jedes buchungsrelevanten Dokuments von HERO zu lexoffice geprüft, ob der Kontakt bereits existiert. Existiert er nicht, wird er bereits angelegt.

Im Beispiel aus Wie werden Dokumente übertragen? wird HERO Software als Kontakt bei Erstellung der ersten Rechnung angelegt, aber weitere Rechnungen werden diesem lediglich zugeordnet.

Wie übertage ich meine lexoffice Kontakte zu HERO?

Sie haben die Möglichkeit, Ihre lexoffice Kontakte in HERO zu importieren.

1. Klicken Sie unter Firmeneinstellungen → Schnittstellen in der Kachel lexoffice auf den Button Kontakte importieren
2. Nun wird Ihnen angezeigt, wie viele Kontakte zum Import bereitstellen
3. Mit Klick auf Importieren, sind die Kontakte auch in HERO verfügbar

Wie lösche ich die Schnittstelle?  

Das Löschen der Schnittstelle hebt alle Verknüpfungen der Dokumente auf.
Wenn Sie nach Löschung Rechnungen in HERO erstellen, werden diese nicht zu lexoffice, genau wie Zahlungen nicht mehr zu HERO übertragen werden. 

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Firmeneinstellungen → Schnittstellen
2. Klicken Sie bei lexoffice auf Konfigurieren
3. Klicken Sie auf Löschen
4. Bestätigen Sie mit erneutem Klick auf Löschen

Wie kann ich Zahlungen wieder in HERO eintragen?

Dies ist nur möglich, wenn Sie die Schnittstellenkonfiguration löschen → Wie lösche ich die Schnittstelle?