Dokumententyp Gutschrift erstellen
Zunächst solltest du sicher gehen, ob du wirklich eine Gutschrift erstellen musst oder eigentlich eine Rechnungskorrektur/Stornorechnung aufgrund von Mängeln, Preisnachlässen oder ähnlichem.
Sollte letzteres der Fall sein, erfährst du hier mehr: Korrigieren von Rechnungen mit HERO
Wenn du beispielsweise wegen Provisionszahlungen etc. eine Gutschrift erstellen musst, kannst du dafür einen eigenen Dokumententypen anlegen. Dafür gehe wie folgt vor:
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Zunächst musst du im Dokumentenkonfigurator über +Dokumententyp einen neuen Dokumententypen erstellen.
Als Basis des Dokumententyps wählen wir "Stornorechnung". Wahlweise kann auch ein eigener Dokumentenordner oder Nummernkreis gewählt werden, in folgenden Beispielbildern haben wir vorab einen eigenen Dokumentenordner und einen eigenen Nummernkreis (Anleitung dazu) erstellt. In diesem Beispiel haben wir uns einen Dokumentenordner "Gutschrift" und einen Nummernkreis "Gutschrift" angelegt und ausgewählt. -
Im nächsten Schritt kannst du das Layout in unserem Fall aus der Rechnung für den neuen Dokumententypen Gutschrift übernehmen.
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Du solltest dann prüfen, ob alle Pflichtangaben entsprechend enthalten sind und die korrekten Buchungseinstellungen vornehmen.
- Zudem gehe einmal auf "Zusätzlich Optionen" und benenne das "Betreff Präfix" um. In unserem Beispiel "Gutschrift Nr."
Gutschrift mit unserem neuen Dokumententyp "Gutschrift" erstellen
Nun haben wir alles für die Gutschrift vorbereitet. Um jetzt eine Gutschrift anzulegen, navigiere zu deinem Dokument. In unserem Beispiel befindet sich das Dokument in einem Projekt.
Dort gehen wir dann bei der Rechnung auf die drei Punkte und wählen den Menüpunkt "Rechnungskorrektur" aus.
Daraufhin erscheint ein Fenster, in welchem wir den erstellten Dokumententyp "Gutschrift" auswählen und auf Erstellen klicken.
Es öffnet sich dann der Editor, in welchem Sie die Gutschrift nach Ihren Wünschen anpassen können und abschließend auf "Dokument abschließen" klicken, um die Gutschrift zu erstellen.
Wichtig: Bei der Übernahme werden alle Positionen der Rechnung aufgelistet, diese können individuell angepasst, entfernt und auch durch weitere Positionen ergänzt werden. Bitte achten Sie auf eine einheitliche Preisdarstellung (Alle Beträge mit minus oder plus xxx €). Grundlegend, müssen die Beträge einheitlich sein, damit die Summe korrekt ist. Die Buchung für den DATEV Export wird korrekt nach Soll/Haben durchgeführt, aufgrund der Einstellungen im Dokumentenkonfigurator.
In unserem Beispiel haben wir eine Teilgutschrift erstellt und diese sieht am Ende wie folgend in der Projektansicht aus.
Die Gutschrift ist somit erstellt und Sie können sich den weiteren Arbeiten in der HERO Software widmen.