Grundsätzlich können erstellte und buchhalterisch relevante Rechnungen nachträglich nicht mehr einfach gelöscht werden. Wir können diese Rechnungen jedoch entweder stornieren oder auch korrigieren.
Beide Möglichkeiten werden wir hier nun einmal erläutern. Hinweise, wann sich eine Rechnungsstornierung und wann eine Rechnungskorrektur besser anbieten, findet ihr ebenfalls weiter unten im Artikel.
Rechnungen stornieren
Bei der Stornierung einer Rechnung wird ein neues Dokument "Stornorechnung" erzeugt. In dieser Stornorechnung werden die Positionen aus der Ausgangsrechnung mit negativen Vorzeichen eingefügt sowie die Ausgangsrechnung als Referenzdokument in den Dokumenteninformationen angezeigt.
Lag die Summe der Ursprungs-Rechnung also zum Beispiel bei 11.162,20 EUR, so wird nun eine Stornorechnung mit der Summe -11.162,20 EUR erstellt.
Du hast im Editor dann noch die Möglichkeit, das Dokument (beispielsweise den Infoblock) anzupassen.
Des Weiteren wird für die Stornorechnung ein eigener Buchungssatz angelegt, welcher die Buchung ausgleicht.
Rechnungskorrektur erstellen
Diese Funktion wird direkt vom System aus zur Verfügung gestellt.
Mit der Rechnungskorrektur kannst du Korrekturen im Fall von Minderleistung, Warenrücksendung, Teilstorno, Mängeln oder Rabattgewährung vornehmen und diese vollständig dokumentieren.
Um eine Rechnungskorrektur zu erstellen, wähle die Dokumentenaktion "Rechnungskorrektur" bei der gewünschten Rechnung aus.
Nachdem du die Aktion angeklickt hast, wird eine neue Stornorechnung erzeugt, in dem die Positionen aus dem Ausgangsdokument mit umgekehrten Vorzeichen eingefügt wird.
Des Weiteren wird die Ausgangsrechnung als Referenzdokument in den Dokumenteninformationen angezeigt.
Nun kannst du die Rechnung so bearbeiten, dass die zu korrigierenden Positionen übrigbleiben.
Wann muss ich eine Rechnung stornieren und wann kann ich eine Rechnungskorrektur erstellen?
Diese Fragestellung stellt immer wieder eine Herausforderung dar. Wir haben recherchiert und möchten dir in der folgenden Tabelle eine Empfehlung zum Umgang mit dieser Frage in HERO geben.
Tabelle: Stornieren und Rechnungskorrektur
| Entwurf | fest-geschrieben | verbucht | versendet | bezahlt | Fehlerhaft nach § 14 UStG | Inhaltlicher Fehler | Minderleistung / Warenrücksendung / Teilstorno / Mängel / Rabattgewährung | |
| Rechnungsstatus | x | Rechnung beliebig änderbar | Rechnung beliebig änderbar | keine Option | ||||
| Rechnungsstatus | x | x | Stornieren & neue Rechnung | Stornieren & neue Rechnung | Rechnungs- korrektur | |||
| Rechnungsstatus | x | x | x | Stornieren & neue Rechnung | Stornieren & neue Rechnung | Rechnungs- korrektur | ||
| Rechnungsstatus | x | x | x | x | Stornieren & neue Rechnung | Stornieren & neue Rechnung | Rechnungs- korrektur (Kunde hat möglicherweise nur einen Teil bezahlt) |
Wir möchten darauf hinweisen, dass es sich hierbei lediglich um eine Empfehlung handelt und keine rechtsverbindliche Anleitung. Bitte wende dich bei entsprechenden Fragen direkt an deinen Steuerberater.
Weitere Einstellungen
Für die Stornierung und die Rechnungskorrektur existiert ein Basistyp namens "Stornorechnung".
Dieser wird sowohl für die komplette Stornierung und für die Rechnungskorrektur genutzt.
Dir steht es selbstverständlich frei, weitere Dokumententypen mit dem Basistyp "Stornorechnung" zu erstellen und die Konfiguration auf deine individuellen Bedürfnisse anzupassen.
Um eine bessere Unterscheidung zwischen einer Rechnungskorrektur und Stornorechnung zu erhalten, empfehlen wir diese Dokumente auch so zu benennen.
Du kannst darüber hinaus für einzelne Rechnung definieren, welche Stornorechnung als Default für das Stornieren verwendet werden soll.
Buchungsfehler
Solltet ihr beim Stornieren eines buchungsrelevanten Dokuments einen Buchungsfehler bekommen, so gehe wie folgt vor, für eine korrekte Buchhaltung. Lösche dafür bitte in der fehlerhaften Stornorechnung alle Positionen heraus, sodass nur noch 0 € zu sehen sind. In der Übersicht ist keine Zahl mehr vorhanden, wenn alles korrekt herausgelöscht ist. Der Buchungsfehler dürfte nun behoben sein.
Stornorechnungen im Nachgang noch korrigieren, ist das möglich?
Ja, grundlegend ist es möglich, stornierte Rechnungen, noch im Nachhinein zu korrigieren. Dazu muss vorher allerdings eine Basiseinstellung getroffen werden. In der [Buchhaltung] unter [Einstellungen] sowie dem Punkt [Allgemein] muss der Haken bei "Buchungsrelevante Dokumententypen nach Erstellung / Versand nicht festschreiben" angeklickt, bzw. gespeichert werden. Ab jetzt können stornierte Rechnungen im Nachgang noch bearbeitet werden.
Video-Tutorial: Rechnung erstellen
Hier findest du unser allgemeines Video zum Thema "Rechnung erstellen" - vielleicht hilft es dir zusätzlich weiter? Schau gerne einmal rein.
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