Wie erstelle ich eigene Dokumententypen? (Der Dokumenten-konfigurator)

Mit dem HERO Dokumentenkonfigurators könnt ihr eigene Dokumententypen erstellen oder bereits vorhandene Dokumententypen bearbeiten. In diesem Artikel erklären wir euch wie.

Vorab: Was sind Dokumententypen?

Dokumententypen können als Vorlagen für bestimmte Dokumente verstanden werden. Zum Beispiel gibt es Dokumententypen für Angebote, Baustellenberichte, Bestellscheine, Rechnungen, etc. Sie unterscheiden sich in ihrem inhaltlichen Aufbau voneinander und können auch vom Layout her unterschiedlich designt werden.

Beispiel: Der Dokumententyp "Angebote" weist natürlich die Preise der Artikel und Leistungen aus. Auf einem Dokumententyp "Lieferschein" würden die Preise der Artikel und Leistungen aber zum Beispiel fehlen, da wir sie hier nicht benötigen. Hier würden jedoch die jeweiligen Mengen angezeigt werden.

Alle Anpassungen in den Dokumententypen übertragen sich dann auf all eure jeweiligen Dokumente. Lädt man zum Beispiel bei dem Dokumententyp "Rechnung" ein Briefpapier hoch, so werden alle zukünftigen Rechnungen mit diesem Briefpapier erstellt werden.

Tutorial Video: Der Dokumentenkonfigurator von HERO

So erstellt und bearbeit ihr Dokumententypen

In der HERO-Software kannst du auf bereits bestehende Dokumententypen oder auch Dokumentenvorlagen zurückgreifen. Hierbei steht dir in der Regel immer ein Standardset zur Verfügung (z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, etc.). Die Dokumentenvorlagen findest du im Menüpunkt [Dokumente] und unter [Konfigurator].

In der Regel kannst du diese Dokumententypen einfach für deine tägliche Arbeit nutzen. Aber natürlich kannst du sie auch individuell bearbeiten oder auch ganz neue erstellen.

Neuen Dokumententypen erstellen

Unter dem Untermenüpunkt [Konfigurator] findest du einen Button [+Dokumententyp]. 

Um einen neuen Dokumententypen anzulegen, gehe nun bitte wie folgt vor: 

1. Klicke auf den Button [+Dokumententyp]. 
2. Es öffnet sich ein neues Fenster. Gebe einen Namen für den Dokumententypen ein (z.B. Stundenzettel).
3. Wähle die Basis des neuen Dokumententypen aus.
4. Wähle einen Standardordner für die Dokumente des neuen Typs aus.
5. Wähle einen Nummernkreis für den Dokumententypen und die neuen dazugehörigen Dokumente aus. Du kannst diesen Nummernkreis auch im Nachhinein verändern.
6. Klicke auf [Speichern].

Die Layout-Einstellungen des Dokumententypen

Nachdem du den neuen Dokumententypen angelegt hast, gelangst du in die Layout-Einstellungen des neuen Dokumententypen.

Dort kannst du die Schriftart und -größe sowie viele weitere Einstellungen zum Design und Layout, wie zum Beispiel die Abstände der Seitenränder etc., vornehmen.

Die Vorschau rechts zeigt dir grob, wie die Dokumente aussehen werden.

Nachfolgend findest du einige Erläuterungen zu den entsprechenden Reitern: 

• Allgemeine Einstellungen:
  Name des Dokumententypen, Aktiv/Inaktiv setzen des Typen, Standardordner vergeben, automatischer Projektstatuswechsel bei Erstellung von Dokumenten des Typen
• Allgemeine Gestaltung:
  Seitenränder, allgemeines Layout sowie Schriftart und -größe, automatischer Einleitungs- und Abschlusstext, Fußzeile und Briefpapier
• Gestaltung - Erste Seite: eigene Adresszeile, Betreffzeilen definieren, rechter Informationsblock und Freitext-Infoblock
• Gestaltung - Folgeseiten:
  Layout und Infoblock für Folgeseiten (ab der 2. Seite eines Dokumentes)
• Zusätzliche Optionen:
  Nummernkreis und Präfixe (im Betreff)
• Buchung:
  Sofern dein neu erstellter Dokumententyp buchungsrelevant ist, kannst du hier die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Bitte beachte, dass du solche Einstellungen im Idealfall mit deinem Steuerbüro vorab besprichst.

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