Android - Mobile Dokumentenerstellung – HERO Software Guide

Gliederung

Wie erstelle ich Dokumente in der App?

Du kannst Dokumente in der App direkt in einem Projekt erstellen oder aber auf einem direkten Wege.

Um Dokumente in einem Projekt zu erstellen, musst du zunächst ein Projekt in der App öffnen. Wenn du dich auf der Startseite befindest, klicke unter der [Menüleiste] auf [Projekte] → a.)

Anderen falls kannst du über den ["+"-Button] unten rechts ein [Dokument erstellen] → b.)

a.) b.)

Achtung: Je nachdem welche Option (a. oder b.) du ausgewählt hast, verläuft die mobile Dokumentenerstellung etwas verschieden.

Wenn du nach Option a.) vorgegangen bist, gehe als Nächstes zu der Kachel [Dokumente]. Bitte klicke für das Anlegen eines neuen Dokuments auf den ["+"-Button] und anschließend [Dokument erstellen].

Wenn du Option b.) ausgewählt hast, wähle nun dein [Ziel] aus. Entweder ein [Projekt], [Auftrag] oder [Kontakt].

a.) b.)

Ab diesem Schritt sind die Wege identisch. Klicke auf den gewünschten [Dokumententypen], um diesen entsprechend auszuwählen.

Das mobile Dokumentenmodul öffnet sich mit den betreffenden Projektdaten und den voreingestellten Kopf- und Fußtexten. Diese kannst du noch bearbeiten, indem du in den zu verändernden Text klicken. Wie Artikel zu einem Dokument hinzugefügt werden können, erfährst du weiter unten bzw. HIER.

Wenn du ganz nach unten scrollst, kannst du dir durch Klick auf die Schaltfläche [Vorschau] eine solche PDF-Vorschau anzeigen lassen.

Um das Dokument abzuschließen, klicke ganz unten auf [Dokument erstellen]. Anschließend wird ein PDF erzeugt und im ausgewählten Projekt gespeichert. Sobald das Handy die Daten synchronisiert (standardmäßig über WLAN), wird das Projekt auch für alle anderen Nutzer mit Zugriff auf das Projekt sichtbar.

Wie füge ich Artikel ein?

Durch einen Klick auf [Position hinzufügen] wirst Du gefragt, ob Du Artikel und Leistungen oder eine bestehende Position hinzufügen möchtest. Danach öffnet sich die Artikelauswahl.

In der folgenden Auswahl kannst Du zwischen den Reitern [Artikeln/Leistungen] wechseln oder über die Lupe beide Gruppen durchsuchen.

Wenn Du auf einen Artikel klickst, fügst Du diesen dem Dokument hinzu.

Achtung: Wenn Du zwei oder mehr Stück von einem Artikel im Angebot haben willst, klicke den Artikel bitte trotzdem nur einmal an, da er sonst doppelt im Angebot auftaucht. Wie Du die Stückzahl verändern kannst, erfährst Du weiter unten bzw. HIER.

Wenn Du alle Artikel hinzugefügt hast, klicke auf den [Pfeil zurück]. Wie Du siehst, gelangst Du nun wieder in die Ansicht zur Dokumentenerstellung und sehen alle angeklickten Artikel mit der [Stückzahl "1"]. Wenn Du einen Artikel entfernen möchtest, wische diesen einfach nach links.
Um das Dokument abzuschließen, klicke ganz unten auf [Dokument erstellen]. Anschließend wird ein PDF erzeugt und im ausgewählten Projekt gespeichert. Sobald das Handy die Daten synchronisiert (standardmäßig über WLAN), wird das Projekt auch für alle anderen Nutzer mit Zugriff auf das Projekt sichtbar.

Wie kann ich die Stückzahl verändern?

Wenn Du die Stückzahl verändern willst, klicke bitte auf den betreffenden Artikel.

Du gelangst in die Artikelansicht, wo Du (falls vorhanden) ein Bild, eine Beschreibung und den VK zum Artikel sehen kannst. Du kannst nun die [Menge durch + oder - Buttons verändern]. Alternativ kannst Du auch auf die Zahl klicken und selber einen Wert eintragen. Abschließend klicke auf [Übernehmen], um die neue Stückzahl zu übernehmen und in die Entwurfsansicht zurückzukehren.

Um das Dokument abzuschließen, klicke ganz unten auf [Dokument erstellen]. Anschließend wird ein PDF erzeugt und im ausgewählten Projekt gespeichert. Sobald das Handy die Daten synchronisiert (standardmäßig über WLAN), wird das Projekt auch für alle anderen Nutzer mit Zugriff auf das Projekt sichtbar.

per festhalten und ziehen kannst Du die Reihenfolge Deiner [Artikel/Leistungen] ändern

Wie kann ich Artikel wieder entfernen?

Wenn Du Artikel entfernen willst, wische den entsprechenden Artikel mit dem Finger nach links aus dem Bild. Oder wähle alternativ in den Artikeldetails das [Aus Dokument löschen] aus.

Kann ich Dokumente mobil unterschreiben lassen?

Du kannst in der App und in der Web-Version erstellte Dokumente unterschreiben lassen.

Dokumente aus dem Web

Gehe in der App in einen Auftrag oder ein Projekt
In der Kachel "Dokumente" findest du alle Dokumente zu dem Projekt
Dokumente aus dem Web verfügen über die Optionen [Senden], [Unterschreiben] & [Teilen]
Durch einen Klick auf [Unterschreiben] öffnet sich das Feld zum Unterschreiben auf der App

Via App erstellte Dokumente

So lange das Dokument noch im Entwurfsmodus ist, kann das Dokument auf dem Handy unterschrieben werden. Scrolle im Entwurfsmodus dafür ganz nach unten, wo du den Button [Unterschreiben] findest.

Es öffnet sich ein Fenster für die Unterschrift. Mit dem Finger kannst du oder der Kunde nun unterschreiben.

Wenn du mit der Unterschrift nicht zufrieden bist oder diese unleserlich ist, klicke bitte einfach auf [Löschen]. Die bisherige Eingabe wird dann gelöscht und eine neue Unterschrift kann gesetzt werden.
Du kannst auch das Datum festlegen und durch einen Klick auf [OK] bestätigen.

Wenn das Datum und die Unterschrift passen, bestätige die Eingabe durch klicken auf [OK].
Du gelangst nun wieder in die Entwurfsansicht des Dokuments. Um zu prüfen, ob so weit alles passt, kannst du dir eine Vorschau anzeigen lassen. Scrolle dafür nach ganz unten und klicke auf den Button [Vorschau]. Dort siehst du dann eine PDF-Vorschau mit Unterschrift und dem Datum.

Wie kann ich mobile Dokumente final erstellen bzw. die Erstellung abschließen?

Du kannst die Erstellung in der App abschließen, in dem du auf [Dokument erstellen] klickst.

Natürlich kannst du die Erstellung auch am Computer abschließen. Dafür öffne den mobilen Entwurf und erstelle das Dokument wie gehabt.

Wie kann ich die Berechtigungen einstellen?

Die Berechtigungen kannst du nicht in der App einstellen, sondern nur in der Web-Version über den Browser. Wenn du in der Web-Version am PC oder Laptop eingeloggt bist, findest du die Einstellungen unter Firmeneinstellungen >> Zugriffsrechte. Du kannst die Rechte zur mobilen Dokumentenerstellung je Rolle und je Dokument vergeben.

Mobile Erstellung erlaubt und Dokumente sichtbar = "ja"
Nur Dokumente sichtbar = "ja, aber ohne Bearbeitung"
Nicht sichtbar = "nein"

Alles klar? Noch Fragen?

Wir hoffen, dieser Beitrag hilft dir direkt weiter. Falls nicht, schreib uns gerne an unter support@hero-software.de. Zudem kannst du dich über den "Hilfe"-Button unten an uns wenden, dort gibt es auch die Option eine Nachricht zu hinterlassen.

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