Android - Mobile Dokumentenerstellung

Gliederung

• Mobile Dokumente erstellen
• Artikel einfügen
• Stückzahl verändern
• Artikel entfernen
• Mobile Dokumente unterschreiben 
• Kann ich mobile Entwürfe am Computer bearbeiten?
• Mobile Dokumente final erstellen / abschließen
• Berechtigungen einstellen

Wie erstelle ich mobile Dokumente?

1. Öffnen Sie als erstes ein Projekt in der App.
2. Gehen Sie als Nächstes in den Dokumentenbereich des Projekts indem Sie auf [Dokumente] oben rechts klicken. Bitte klicken Sie für das anlegen eines neuen Dokuments, dass [ + ] Plus unten rechts und wählen den Stift aus.

        3. Klicken Sie auf Ihren gewünschten Dokumententypen, um diesen entsprechend auszuwählen                      und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf das Pfeilsymbol, in der oberen rechten Ecke. 

1. Das mobile Dokumentenmodul öffnet sich mit den betreffenden Projektdaten und den voreingestellten Kopf- und Fußtexten. Diese können Sie natürlich noch bearbeiten, indem Sie in den zu verändernden Text klicken. Wie Sie Artikel zu einem Dokument hinzufügen können erfahren Sie weiter unten bzw. HIER.
   
   
   
2. Wenn Sie ganz nach unten scrollen, können Sie sich durch Klick auf die Schaltfläche [Vorschau] eine solche PDF-Vorschau anzeigen lassen.
   
   
3. Um das Dokument abzuschließen, klicken Sie ganz unten auf [Dokument erstellen]. Anschließend wird ein PDF erzeugt und im ausgewählten Projekt gespeichert. Sobald das Handy die Daten synchronisiert (standardmäßig über WLAN), wird das Projekt auch für alle anderen Nutzer mit Zugriff auf das Projekt sichtbar.

Wie füge ich Artikel ein?

1. Durch einen Klick auf [Artikel / Leistung hinzufügen] öffnet sich die Artikelauswahl.
   
   
   
2. In der folgenden Auswahl können Sie zwischen den Reitern Artikeln und Leistungen wechseln oder über die Lupe beide Gruppen durchsuchen.
   
3. Wenn Sie auf einen Artikel klicken, fügen Sie diesen dem Dokument hinzu.
   Achtung: Wenn Sie zwei oder mehr Stück von einem Artikel im Angebot haben wollen, klicken Sie den Artikel bitte trotzdem nur einmal an, da er sonst doppelt im Angebot auftaucht. Wie Sie die Stückzahl verändern können, erfahren Sie weiter unten bzw. HIER.
   
   
4. Wenn Sie alle Artikel hinzugefügt haben, klicken Sie auf den Pfeil zurück in der oberen linken Ecke.
   
   
5. Wie Sie sehen gelangen Sie nun wieder in die Ansicht zur Dokumentenerstellung und sehen alle angeklickten Artikel mit der Stückzahl "1". 
   Wenn Sie einen Artikel entfernen wollen, wischen Sie diesen einfach nach links.
   
   
6. Um das Dokument abzuschließen, klicken Sie ganz unten auf [Dokument erstellen]. Anschließend wird ein PDF erzeugt und im ausgewählten Projekt gespeichert. Sobald das Handy die Daten synchronisiert (standardmäßig über WLAN), wird das Projekt auch für alle anderen Nutzer mit Zugriff auf das Projekt sichtbar.

Wie kann ich die Stückzahl verändern?

1. Wenn Sie die Stückzahl verändern wollen, klicken Sie bitte auf den betreffenden Artikel.
   
   
   

2. Sie gelangen in die Artikelansicht, wo Sie (falls vorhanden) ein Bild, eine Beschreibung und den VK zum Artikel sehen. Sie können nun die Menge durch die Pfeiltasten verändern. Alternativ können Sie auch auf die Zahl klicken und selber einen Wert eintragen. Abschließend klicken Sie auf [Übernehmen] um die neue Stückzahl zu übernehmen und in die Entwurfsansicht zurückzukehren.
    

3. Um das Dokument abzuschließen, klicken Sie ganz unten auf [Dokument erstellen]. Anschließend wird ein PDF erzeugt und im ausgewählten Projekt gespeichert. Sobald das Handy die Daten synchronisiert (standardmäßig über WLAN), wird das Projekt auch für alle anderen Nutzer mit Zugriff auf das Projekt sichtbar.

Wie kann ich Artikel wieder entfernen?

1. Wenn Sie Artikel entfernen wollen, wischen Sie den entsprechenden Artikel mit dem Finger nach links aus dem Bild.
   
   
   

Kann ich Dokumente mobil unterschreiben lassen?

Sie können mobil und im Web erstellte Dokumente unterschreiben lassen.

Dokumente aus dem Web 

1. Gehen Sie in der App in ein Projekt 
2. Unter dem Reiter "Dokumente" finden Sie alle Dokumente zu dem Projekt
3. Dokumente aus dem Web verfügen über die Optionen [Senden] und [Unterschreiben]
4. Durch einen Klick auf [Unterschreiben] öffnet sich das Feld zum Unterschreiben auf der App 

Mobil erstellte Dokumente

1. So lange das Dokument noch im Entwurfsmodus ist, kann das Dokument auf dem Handy unterschrieben werden. Scrollen Sie im Entwurfsmodus dafür ganz nach unten , wo Sie den Button [Unterschrift] finden und bestätigen Sie diesen.
   
   
   
2. Es öffnet sich ein Fenster für die Unterschrift. Mit dem Finger können Sie nun unterschreiben.
   
   Wenn Sie mit der Unterschrift nicht zufrieden sind oder diese unleserlich ist, klicken Sie bitte auf [Löschen]. Die bisherige Eingabe wird dann gelöscht und eine neue Unterschrift kann gesetzt werden.
   Sie können auch das Datum festlegen und durch einen Klick auf [OK] bestätigen Sie das ausgewählte Datum.
   
   
3. Wenn das Datum und die Unterschrift passen, bestätigen Sie die Eingabe durch klicken auf [OK].
    
4. Sie gelangen nun wieder in die Entwurfsansicht des Dokuments. Um zu prüfen, ob soweit alles passt, können Sie sich eine Vorschau anzeigen lassen. Scrollen Sie dafür nach ganz unten und klicken Sie auf den Button [Vorschau]. Dort sehen Sie dann eine PDF-Vorschau mit Unterschrift und dem Datum.
   
   
5. Um das Dokument abzuschließen, klicken Sie ganz unten auf [Dokument erstellen]. Anschließend wird ein PDF erzeugt und im ausgewählten Projekt gespeichert. Sobald das Handy die Daten synchronisiert (standardmäßig über WLAN), wird das Projekt auch für alle anderen Nutzer mit Zugriff auf das Projekt sichtbar.

Kann ich mobile Entwürfe am Computer bearbeiten?

1. Natürlich müssen Sie das Dokument nicht vor Ort erstellen. Wenn Sie den Entwurf speichern, wird Ihnen dieser auch am Computer angezeigt, sobald das Handy die Daten synchronisiert hat (standardmäßig im WLAN). Mobile Entwürfe unterscheiden sich von Entwürfen, die am Computer erstellt wurden.
   
   Achtung: Sobald Sie einen mobilen Entwurf am Computer bearbeiten, können Sie diesen nicht mehr mobil bearbeiten. 

Wie kann ich mobile Dokumente final erstellen bzw. die Erstellung abschließen?

1. Sie können die Erstellung in der App abschließen in dem Sie auf [Dokument erstellen] klicken. 
    
   Natürlich können Sie die Erstellung auch am Computer abschließen. Dafür öffnen Sie den mobilen Entwurf und Erstellen das Dokument wie gehabt. 

Wie kann ich die Berechtigungen einstellen?

Die Berechtigungen können Sie nicht in der App einstellen, sondern nur in der Software über den Browser. Wenn Sie in der Software eingeloggt sind, finden Sie die Einstellungen unter Firmeneinstellungen>>Zugriffsrechte. Sie können die Rechte zur mobilen Dokumentenerstellung je Rolle und je Dokument vergeben.

• Mobile Erstellung erlaubt und Dokumente sichtbar = "ja"
• Nur Dokumente sichtbar = "ja, aber ohne Bearbeitung" 
• Nicht sichtbar = "nein"