Informationen in diesem Beitrag

• Was ist OAuth?
• Wie verbinde ich mein Microsoft Email-Konto mittels OAuth in HERO?
• Mein Zugriff ist abgelaufen?

Was ist OAuth?

OAuth ist ein Anmeldeverfahren, bei dem du einer Anwendung, in diesem Fall HERO, den Zugriff auf dein E-Mail-Konto ermöglichst, indem du dich sicher über dein Microsoft-Konto authentifizierst. Dabei wird kein Passwort direkt an die Anwendung weitergegeben, sondern ein sogenanntes "Token" erstellt, das nur begrenzten Zugriff gewährt. Dieses Verfahren bietet deutlich mehr Sicherheit als die herkömmliche Anmeldung mit Benutzername und Passwort, da sensible Daten wie Passwörter nicht bei jeder Anfrage übertragen werden. Zudem kannst du jederzeit den Zugang wieder entziehen oder einschränken, was dir mehr Kontrolle über deine Daten gibt.

Brauche ich OAuth?

Microsoft und Google haben das traditionelle Anmeldeverfahren mit Benutzername und Passwort für viele Dienste abgekündigt. Dies bedeutet, dass diese Methode entweder nur noch eingeschränkt oder gar nicht mehr funktioniert. Stattdessen setzen Microsft und Google verstärkt auf moderne Authentifizierungsverfahren wie OAuth, um den Schutz deiner Daten zu gewährleisten. OAuth ist bei jedem Microsoft-Konto verfügbar und ermöglicht eine sichere und einfache Anmeldung, ohne dass du dein Passwort direkt an die jeweilige Anwendung weitergeben musst. Aus diesem Grund sollte OAuth genutzt werden, um weiterhin sicheren und zuverlässigen Zugang zu Diensten wie deinem E-Mail-Konto zu gewährleisten.

Wie verbinde ich mein Email-Konto mittels OAuth in HERO?

1. Mailserver Einstellungen öffnen

Persönliche Einstellungen

• Alle HERO NutzerInnen können ein eigenes Email-Konto in HERO hinterlegen. Wenn geschehen, werden alle Emails dieser* Nutzer*in über die hinterlegte Email-Adresse versendet
• Gehe hierzu im Hauptmenü auf "Persönliche Daten" und wähle "Mailserver"

Firmeneinstellungen

• Neben einem persönlichen E-Mail-Konto kann auch ein firmenweites E-Mail-Konto eingerichtet werden. Sollte ein*e Nutzer *in kein persönliches E-Mail-Konto hinterlegt haben, erfolgt der Versand automatisch über das Firmenkonto, sodass der E-Mail-Versand weiterhin problemlos möglich ist
• Gehe hierzu im Hauptmenü auf "Firmeneinstellungen - Mailserver"

Hinweis: .Die Darstellung in den Firmeneinstellungen weicht leicht von der in den persönlichen Einstellungen ab, jedoch bleibt die Funktionalität identisch. Im Folgenden wird exemplarisch die Einrichtung anhand der persönlichen Daten gezeigt.

Mitarbeiterverwaltung

• Hast du Zugriff auf die Mitarbeitereinstellungen, dann kannst du auch für andere Nutzer den Mailserver einrichten.
• Die Einrichtung mittels OAuth ist nicht für andere Nutzer möglich

2. Mailservereinstellungen

• Wähle "Eigene E-Mail-Adresse"
• Gebe die Email-Adresse in das Feld "Ihre E-Mail-Adresse" ein
• Wähle als Anbieter "Outlook / Hotmail oder Google (via OAuth2) aus
• Du kannst optional noch eine BCC-Adresse eingeben

Hinweis: Wenn du "Outlook / Hotmail oder Google (via OAuth2)" nicht auswählen kannst, wende dich bitte an support@hero-software.de. Die Funktion wird derzeit nach und nach allen Accounts zur Verfügung gestellt. Unser Support schaltet die Funktion gerne für dich frei.

3. Zugriff autorisieren (Erklärung am Beispiel Microsoft)

• Klicke auf den Button "Autorisieren" 
• Du wirst weitergeleitet auf die Anmeldeseite von Microsoft
• Nun gibt es drei Möglichkeiten:
  
  
  1. Du wirst aufgefordert dich bei deinem Microsoft/ Google-Konto anzumelden.
     Bist du im Browser noch nicht mit deinem Microsoft/ Google-Konto angemeldet, musst du das an dieser Stelle tun. Folge hierzu einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm
     
     
  2. Du bist bereits angemeldet und musst das Konto auswählen
     Bist du mit verschiedenen Konten angemeldet, wählst du nun das korrekte Konto aus oder wählst "Anderes Konto verwenden"
     
     
     
     
  3. Das Fenster zum Anmelden wird übersprungen
     Bist du mit einem Microsoft/ Google-Konto in deinem Browser angemeldet, kann es sein, dass die Anmeldung übersprungen wird. 
• Im Folgenden wirst du dazu aufgefordert, HERO den Zugriff auf dein Microsoft/ Google-Email-Konto zu gewähren.
  Wichtig: Überprüfe an dieser Stelle, ob das richtige Microsoft/ Google-Konto ausgewählt ist. Ist dies nicht der Fall, brich die Einrichtung ab und melde dich im Browser von allen Microsoft/ Google-Konten ab. So stellst du sicher, dass bei der nächsten Einrichtung die Anmeldung nicht übersprungen wird und du das korrekte Microsoft/ Google-Konto verwenden kannst.
  
  
  
  
• Klicke abschließend auf "Annehmen"
• Fertig!

Mein Zugriff ist abgelaufen?

Die Verbindung über OAuth ist nicht dauerhaft gültig – das ist ein zusätzlicher Sicherheitsmechanismus und völlig normal. Im konkreten Fall von HERO bleibt die Verbindung für 180 Tage aktiv. Sollte beim Versand einer E-Mail die Fehlermeldung erscheinen, dass der Zugriff abgelaufen ist, ist eine erneute Autorisierung erforderlich.

Um dies durchzuführen, öffne einfach deine Mailserver-Einstellungen und klicke auf "Erneut autorisieren". Dadurch wird der Zugriff sicher und unkompliziert wiederhergestellt.

Nach erfolgreicher Autorisierung hast du außerdem jederzeit die Möglichkeit, in den Mailserver-Einstellungen die Konfiguration zurückzusetzen. Auf diese Weise kannst du HERO den Zugriff auf dein E-Mail-Konto entziehen, wann immer du möchtest.