Ab dem 01.10.2024 kannst du dich nicht mehr mit deiner E-Mail-Adresse und deinem bisherigen Passwort (SMTP-Passwort) bei deinem Gmail-Postfach anmelden. Stattdessen musst du ein sogenanntes "App-Passwort" verwenden. Wenn du schon ein App-Passwort nutzt, brauchst du nichts weiter zu tun. Deine Verbindung zwischen HERO und Google bleibt bestehen.

In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du ein App-Passwort erstellst und es in HERO einrichtest.

Noch Fragen? Wir unterstützen dich gerne bei der Erstellung des App-Passworts und der Einrichtung deines Mailservers in HERO. Wende dich hierzu einfach an support@hero-software.de 

 

So erstellst du ein App-Passwort

1. Google-Konto aufrufen

Gehe auf https://myaccount.google.com/, um dein Google-Konto zu öffnen.

Wenn du noch nicht eingeloggt bist, melde dich mit deinem Google-Konto an.

 

2. Sicherheitseinstellungen öffnen

Links im Menü findest du den Punkt „Sicherheit“. Klicke darauf.

 

3. 2-Faktor-Authentifizierung

Scrolle zum Bereich „So melden Sie sich in Google an“. Dort findest du „2-Faktor-Authentifizierung“.

Falls die 2-Faktor-Authentifizierung noch nicht aktiviert ist, klicke auf „Jetzt starten“ und folge der Anleitung. (Weitere Infos zur 2-Faktor-Authentifizierung findest du weiter unten)

 

4. App-Passwörter auswählen

Im Bereich „App-Passwörter“ unten auf der Seite kannst du ein neues App-Passwort erstellen. Klicke auf den kleinen Pfeil daneben.

 

5. App-Passwort erstellen

Gib einen Namen für dein App-Passwort ein – z. B. „HERO Software“. So weißt du später, wofür dieses Passwort ist. Klicke dann auf „Erstellen“.

 

6. App-Passwort kopieren

Dein App-Passwort wird jetzt angezeigt. Markiere es und kopiere es (entweder mit Strg + C oder mit einem Rechtsklick und „Kopieren“). Klicke anschließend auf „Fertig“.

Wichtig: Das Passwort wird nur einmal angezeigt. Falls etwas schiefgeht, kannst du jederzeit ein neues Passwort erstellen.

 

❗️Leider hat Google die Möglichkeit App-Passwörter zu erstellen eingeschränkt ❗️

Die Fertigstellung der Google OAuth App steht kurz bevor. Falls du aber dennoch Probleme beim Einrichten hast, kannst du dir über diesen Link direkt ein Passwort erstellen.

 

So richtest du das App-Passwort in HERO ein

Die Einrichtung des Mailservers mit dem App-Passwort funktioniert fast genauso wie mit einem normalen Passwort. (HERO Software Guide: Eigene E-Mail-Adresse einrichten)

 

 

1. In HERO einloggen

Melde dich in deinem HERO-Account an.

 

2. Persönliche Mailserver-Einstellungen

Gehe im Menü zu „Persönliche Daten“ und wähle dort „Mailserver“ aus.

 

3. Eigene E-Mail-Adresse hinzufügen

Klicke auf „Eigene E-Mail-Adresse“.
Trage deine Gmail-Adresse in die Felder „Ihre E-Mail-Adresse“ und „SMTP-Benutzername“ ein.
Wähle als Anbieter „Google/ Gmail“ aus.

 

4. App-Passwort einfügen

Füge das zuvor kopierte App-Passwort in das Feld „SMTP-Kennwort“ ein (entweder mit Strg + V oder Rechtsklick -> „Einfügen“).
Klicke anschließend auf „Speichern“.

 

5. Testmail abwarten

Nach kurzer Zeit erhältst du eine Testmail, die bestätigt, dass alles korrekt eingerichtet wurde.

 

Hinweis für Firmenadmins/ Geschäftsführer

Wenn du die Zugriffsrechte „Geschäftsführer“ hast, kannst du einen firmenweiten Mailserver einrichten. Dieser wird genutzt, wenn Mitarbeiter keinen eigenen Mailserver hinterlegt haben, aber trotzdem E-Mails versenden möchten.

So richtest du den firmenweiten Mailserver ein:

 

1. In HERO einloggen

Melde dich in deinem HERO-Account an.

 

2. Firmeneinstellungen öffnen

Gehe im Menü zu „Firmeneinstellungen“ und wähle „Mailserver“.

 

3. E-Mail-Adresse hinzufügen

Klicke auf „Eigene E-Mail-Adresse“.
Trage die Firmen-Gmail-Adresse in die Felder „Ihre E-Mail-Adresse“ und „SMTP-Benutzername“ ein.
Wähle als Anbieter „Google/ Gmail“ aus.

 

4. App-Passwort einfügen

Füge das App-Passwort in das Feld „SMTP-Kennwort“ ein (Strg + V oder Rechtsklick -> „Einfügen“).
Klicke auf „Speichern“.

 

 

Noch Fragen? Wir unterstützen dich gerne bei der Erstellung des App-Passworts und der Einrichtung deines Mailservers in HERO. Wende dich hierzu einfach an support@hero-software.de 

 

 

2-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Warum du die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren solltest

Die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) bietet dir zusätzlichen Schutz für dein Google-Konto. Selbst wenn jemand dein Passwort kennt, kann er ohne den zweiten Faktor – meist dein Smartphone – nicht auf dein Konto zugreifen. So bleiben deine E-Mails und Google-Dienste wie Google Drive oder Kalender sicher.

Vorteile auf einen Blick:

• Mehr Sicherheit: Selbst bei einem gestohlenen Passwort bleibt dein Konto geschützt.
• Leichter Zugriff: Du kannst sicher sein, dass nur du deine Daten nutzen kannst.
• Pflicht für App-Passwörter: Ohne 2FA kannst du kein App-Passwort erstellen, das du für HERO brauchst.

So funktioniert die 2-Faktor-Authentifizierung mit deinem Smartphone

Nach der Aktivierung der 2FA musst du jedes Mal, wenn du dich bei Google einloggst, neben deinem Passwort einen zweiten Bestätigungsschritt durchführen. Hier hast du verschiedene Möglichkeiten, wie du den zweiten Faktor erhältst:

1. Google-Aufforderung auf dem Smartphone:
   Wenn du die 2FA aktivierst, kannst du auswählen, Benachrichtigungen auf dein Smartphone zu bekommen. Jedes Mal, wenn du dich anmeldest, erhältst du eine Google-Aufforderung auf deinem Smartphone. Du musst die Anmeldung nur noch mit einem Klick bestätigen – ganz ohne zusätzliche Codes.

2. SMS oder Anruf:
   Du kannst auch eine SMS mit einem sechsstelligen Code erhalten oder einen Anruf, bei dem dir der Code vorgelesen wird. Diesen gibst du nach der Passwort-Eingabe ein.

3. Google Authenticator App:
   Eine weitere Option ist die „Google Authenticator“-App. Diese generiert fortlaufend Codes, die du zur Bestätigung nutzen kannst. Sie funktioniert auch, wenn dein Smartphone keine Internetverbindung hat.

So aktivierst du die 2-Faktor-Authentifizierung in deinem Google-Konto

1. Google-Konto aufrufen:
   Gehe auf https://myaccount.google.com/.

2. Sicherheitseinstellungen öffnen:
   Klicke links im Menü auf „Sicherheit“.

3. 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren:
   Scrolle zum Abschnitt „So melden Sie sich in Google an“ und wähle „2-Faktor-Authentifizierung“ aus.

4. Einstellungen starten:
   Klicke auf „Jetzt starten“ und folge den Anweisungen. Du wirst zunächst gebeten, dein Passwort erneut einzugeben.

5. Smartphone hinzufügen:
   Wähle die Methode, wie du den zweiten Faktor erhalten möchtest – entweder Google-Aufforderung, SMS, Anruf oder die Google Authenticator App.

   • Google-Aufforderung: Du bekommst direkt eine Benachrichtigung auf dein Smartphone, die du bestätigen kannst.
   • SMS oder Anruf: Gib deine Telefonnummer ein und entscheide, ob du den Code per SMS oder Anruf erhalten möchtest.
   • Authenticator App: Lade die Google Authenticator App auf dein Smartphone herunter und folge der Anleitung, um die App mit deinem Konto zu verknüpfen.

6. Bestätigen:
   Sobald du den Code eingegeben oder die Benachrichtigung bestätigt hast, ist die 2FA aktiviert. Bei jeder Anmeldung wirst du ab sofort nach einem Code gefragt, den du über dein Smartphone erhältst.

 

Hinweis für Google-Workspace-Nutzer

Wenn du ein Google-Konto über deine Firma (Google Workspace) nutzt, kann es sein, dass die 2FA-Einstellung von deinem Administrator aktiviert oder freigegeben werden muss.

Anleitung für den Admin zur Freischaltung der 2FA:

1. Google Admin-Konsole öffnen:
   Der Admin muss sich auf https://admin.google.com/ einloggen.

2. Zu „Sicherheit“ gehen:
   Im Admin-Menü auf „Sicherheit“ klicken.

3. 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren:
   Unter „2-Stufen-Verifizierung“ kann der Admin festlegen, ob die 2FA für alle Nutzer optional oder verpflichtend ist.

4. Änderungen speichern:
   Nach der Aktivierung können Mitarbeiter die 2FA für ihr Konto einrichten.

Wenn du kein Admin bist, aber die 2FA in deinem Konto nicht aktivieren kannst, wende dich bitte an den Administrator deines Unternehmens, um die Freigabe zu erhalten.