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Die Module in HERO Automation / make.com

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Was sind Module?

Module sind die einzelnen Bausteine, welche in make.com verwendet werden, um eine Automation zu erstellen. Hierbei wird zwischen zwei Arten von Modulen unterschieden:

Das Ereignis, das eine Automation startet, wird als “Trigger” bezeichnet.
Nach dem auslösen eines Triggers werden dann (mehrere) “Actions” ausgeführt.

Beispiel:

WENN in HERO ein neuer Kontakt angelegt wird (Trigger) --> DANN wird dieser in das Adressbuch (bei Google) übertragen (Action).

 

 

Eingabe und Ausgabe - was ist das?

Die Eingabe sind die Werte/Daten, welche genutzt werden sollen, um eine gewünschte Aktion auszuführen.

In dem Modul "Create Contact" wären das zum Beispiel "Nachname", "Vorname" etc.

-> Es wird ein neuer Kontakt mit den eingegebenen Namen in HERO erstellt



Die Ausgabe ist quasi die Antwort, nachdem die gewünschte Aktion ausgeführt wurde. In der Antwort sind Daten/Werte enthalten, die wiederum von anderen Modulen verwendet werden können

Welche Module gibt es?

 

Projekte

 

Get internal Project-ID

Typ:
Action

Beschreibung:
In der HERO Webanwendung und auch Mobil-App wird die "Projektnummer" angezeigt -  bestehend aus dem Gewerkskürzel und einer Zahlenfolge (z.B. TRB-123456). 
In den make.com-Modulen muss allerdings die eindeutige "HERO-interne Projekt ID" verwendet werden. Dieses Modul kann dafür verwendet werden, eben diese "HERO-interne Projekt ID" anhand der Projektnummer herauszufinden. 

Eingabe:

  • Projektnummer
    • Die in HERO angezeigte ID eines Projekts (z.B. "TRB-123456") / Es genügt auch die Eingabe der Zahl ohne Gewerkskürzel (z.B. "123456")

Ausgabe:

  • HERO-interne Projekt-ID
    • Diese ID ist in anderen Modulen zu verwenden

 

Watch Projects

Typ:
Trigger (instant)

Beschreibung

Trigger wird ausgelöst, sobald in HERO ein Projekt erstellt, bearbeitet wurde und/oder sich der Status des Projekts ändert. Übergeben werden alle Projektdaten (siehe Ausgabe)

Beim Erstellen der Webhook kann ausgewählt werden, auf welche Ereignisse reagiert werden soll. Zur Auswahl stehen

  • Erstellt (= Projekt wurde erstellt)
  • Geändert (= Projektdaten wurden geändert ausgenommen Projektstatus)
  • Status geändert (= Projektstatus hat sich geändert)

Ausgabe

  • HERO-interne Projekt-ID
    • Diese ID wird automatisch vom HERO-System erstellt, ist eindeutig und fest (kann nicht verändert werden) wird allerdings nicht in der HERO Anwendung angezeigt. Diese ID ist in anderen Modulen (z.B. Update Project) zu verwenden
  • Eigene Projekt-ID
    • Diese ID kannst du für jedes Projekt frei in den Projektdetails setzen und wird in der HERO Anwendung angezeigt (z.B. 123456)
  • Projekt-Nr.
    • Die Projektnummer setzt sich aus Gewerkskürzel und "Eigene Projekt-ID" zusammen (z.B. TRB-123456)
  • Projektname
  • Erstelldatum
  • Notizen
  • ID Projektstatus 
  • Name Projektstatus
    • Der Projektstatus ist der Schritt innerhalb einer Projektpipeline (z.B. Vor-Ort Termin)
  • ID Projekttyp
  • Name Projekttyp
    • Der Projekttyp ist die Projektpipeline, in welcher sich obiger Projektschritt befindet
  • Volumen
  • ID Gewerk
  • Name Gewerk
  • Gewerkskürzel
  • HERO-interne Kontakt ID (AuftraggeberIn)
    • Diese ID wird automatisch vom HERO-System erstellt, ist eindeutig und fest (kann nicht verändert werden) wird allerdings nicht in der HERO Anwendung angezeigt. Diese ID ist in anderen Modulen (z.B. Update Contact) zu verwenden
  • Eigene Kontakt-ID AuftraggeberIn 
    • Diese ID kannst du für jeden Kontakt frei in den Kontaktdetails setzen und wird in der HERO Anwendung angezeigt
  • Vorname AuftraggeberIn
  • Nachname AuftraggeberIn
  • Anrede AuftraggeberIn
  • Typ AuftraggeberIn
    • privat oder gewerblich
  • Projektadresse
  • AnsprechpartnerIn
    • Wurde bei der Projekterstellung nicht explizit ein/e abweichende/r AnsprechpartnerIn angegeben, erscheinen im folgenden die Daten des/r AuftraggeberIn
  • HERO-interne Kontakt-ID (AnsprechpartnerIn)
    • Diese ID wird automatisch vom HERO-System erstellt, ist eindeutig und fest (kann nicht verändert werden) wird allerdings nicht in der HERO Anwendung angezeigt. Diese ID ist in anderen Modulen (z.B. Update Contact) zu verwenden
  • Anrede AnsprechpartnerIn
  • Vorname AnsprechpartnerIn
  • Nachname AnsprechpartnerIn
  • Festnetznummer AnsprechpartnerIn
  • Mobilfunknummer AnsprechpartnerIn
  • E-Mail-Adresse AnsprechpartnerIn
  • Projektbeteiligte Mitarbeiter

 

Create Project

Typ:
Action

Beschreibung:

Dieses Modul legt ein neues Projekt in HERO an

Eingabe:

  • AuftraggeberIn ID
    • Hier muss die "HERO-interne Kontakt-ID" eingetragen werden. Diese wird nicht in der HERO Anwendung angezeigt.
    • Ist die "HERO-interne Kontakt-ID" nicht griffbereit? Dann kannst du diese mit dem Modul "Find Contact" bekommen. 
  • Projektname
  • Volumen
  • Notizen
  • Projekttyp
    • Auswahl der Projektpipeline
    • Entweder du wählst die gewünschte Projektpipeline im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID der Projektpipeline ein.
    • Du kennst die ID der Projektpipeline nicht? Dann deaktiviere "Map" wieder und öffne das Dropdown. Hier findest du deine Projektpipelines inkl. ID
  • Projektstatus
    • Auswahl des Schritts innerhalb der zuvor ausgewählten Projektpipeline
    • Nachdem du eine Projektpipeline ausgewählt hast, werden automatisch die verfügbaren Schritte geladen und stehen im Dropdown zu Auswahl
    • Hinweis: Wenn du "Map" aktiviert hast, dann ist in diesem Feld die ID des Projektstatus einzugeben. 
  • Projektbeteiligte/r
    • Hier kann ein zusätzliche/r Mitarbeiter/in dem Projekt hinzugefügt werden
    • Entweder du wählst die/den gewünschte/n Mitarbeiter/in im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID der/der Mitarbeiter/in ein.
    • Du kennst die ID der/des Mitarbeiters/in nicht? Dann deaktiviere "Map" wieder und öffne das Dropdown. Hier findest du deine Mitarbeiter/innen inkl. ID
  • Gewerk
    • Entweder du wählst das gewünschte Gewerk im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID des Gewerks ein.
    • Du kennst die ID des Gewerks nicht? Dann deaktiviere "Map" wieder und öffne das Dropdown. Hier findest du deine Gewerke inkl. ID
  • AnsprechpartnerIn
    • Hier kann ein/e abweichende/r Ansprechpartner/in angegeben werden. Wenn alle Felder leer bleiben, dann wird der/die Auftraggeber/in als Ansprechpartner/in gesetzt
    • Wenn mehr als ein Wert eingegeben wird (z.B. Vorname und Nachname oder Nachname und E-Mail), dann wird nach bestehenden Kontakten gesucht. Wird ein Kontakt mit den Daten gefunden, wird dieser als Ansprechpartner/in gesetzt. Wenn nicht, wird ein neuer Kontakt erstellt. 
    • Wenn nur ein Wert eingegeben wird, wird stets ein neuer Kontakt angelegt
  • Projektadresse
    • Wenn keine Straße eingegeben wird, dann wird automatisch die Adresse des/der Auftraggeber/in verwendet. 
  • Land
    • Entweder du wählst das gewünschte Land im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID der Projektpipeline ein.
    • Du kennst die ID des Landes nicht? Dann deaktiviere "Map" wieder und öffne das Dropdown. Hier findest du die Länder inkl. ID

Ausgabe:

 

Update Project

Typ:
Action

Beschreibung:

Aktualisiert die Daten eines bestehenden Projektes. Ausgenommen hiervon sind Änderungen des Projektstatus. Dafür steht ein eigenes Modul zur Verfügung: Update Project Status

Eingabe:

Neben der "HERO-internen Projekt-ID" (um zu bestimmen, welches Projekt aktualisiert werden soll) müssen nur die Werte eingegeben werden, welche sich ändern sollen. Leere Felder werden bei der Aktualisierung ignoriert.

  • HERO-interne Projekt-ID
    • Diese ID wird automatisch vom HERO-System erstellt, ist eindeutig und fest (kann nicht verändert werden) wird allerdings nicht in der HERO Anwendung angezeigt.
    • Du hast die HERO-interne Projekt-ID nicht zur Hand? Mit dem Modul "Get internal Project-ID" kannst du die benötigte ID abfragen
  • Projektname
  • Volumen
  • Notizen
  • Projektbeteiligte/r
    • Hier kann ein zusätzliche/r Mitarbeiter/in dem Projekt hinzugefügt werden
    • Entweder du wählst die/den gewünschte/n Mitarbeiter/in im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID der/der Mitarbeiter/in ein.
    • Du kennst die ID der/des Mitarbeiters/in nicht? Dann deaktiviere "Map" wieder und öffne das Dropdown. Hier findest du deine Mitarbeiter/innen inkl. ID
  • Gewerk
    • Entweder du wählst das gewünschte Gewerk im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID des Gewerks ein.
    • Du kennst die ID des Gewerks nicht? Dann deaktiviere "Map" wieder und öffne das Dropdown. Hier findest du deine Gewerke inkl. ID
  • AnsprechpartnerIn
    • Hier kann ein/e abweichende/r Ansprechpartner/in angegeben werden.
    • Wenn mehr als ein Wert eingegeben wird (z.B. Vorname und Nachname oder Nachname und E-Mail), dann wird nach bestehenden Kontakten gesucht. Wird ein Kontakt mit den Daten gefunden, wird dieser als Ansprechpartner/in gesetzt. Wenn nicht, wird ein neuer Kontakt erstellt. 
    • Wenn nur ein Wert eingegeben wird, wird stets ein neuer Kontakt angelegt
  • Adresse
    • Hier wird eine neue Adresse angelegt. Eine Aktualisierung der bestehenden Adresse (z.B. das Hinzufügen von "1.OG rechts" im Feld "Adresszusatz 1") ist nicht möglich. Es müssen stets alle Adress-Daten eingegeben werden. 
  • Land
    • Entweder du wählst das gewünschte Land im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID der Projektpipeline ein.
    • Du kennst die ID des Landes nicht? Dann deaktiviere "Map" wieder und öffne das Dropdown. Hier findest du die Länder inkl. ID

Ausgabe:

 

Update Project Status

Typ:
Action

Beschreibung:

Verschiebt das Projekt in einen anderen Status

Eingabe:

  • HERO-interne Projekt-ID
    • Diese ID wird automatisch vom HERO-System erstellt, ist eindeutig und fest (kann nicht verändert werden) wird allerdings nicht in der HERO Anwendung angezeigt.
    • Du hast die HERO-interne Projekt-ID nicht zur Hand? Mit dem Modul "Get internal Project-ID" kannst du die benötigte ID abfragen
  • Projekttyp
    • Auswahl der Projektpipeline
    • Entweder du wählst die gewünschte Projektpipeline im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID der Projektpipeline ein.
    • Du kennst die ID der Projektpipeline nicht? Dann deaktiviere "Map" wieder und öffne das Dropdown. Hier findest du deine Projektpipelines inkl. ID
  • Projektstatus
    • Auswahl des Schritts innerhalb der zuvor ausgewählten Projektpipeline
    • Nachdem du eine Projektpipeline ausgewählt hast, werden automatisch die verfügbaren Schritte geladen und stehen im Dropdown zu Auswahl
    • Hinweis: Wenn du "Map" aktiviert hast, dann ist in diesem Feld die ID des Projektstatus einzugeben. 

Ausgabe

  • HERO-interne Projekt-ID
  • Projekttyp
  • Projektstatus

 

Get a Project

Typ:
Action

Beschreibung:

Fragt anhand der HERO-internen Projekt-ID alle Daten eines bestehenden Projekts ab

Eingabe:

  • HERO-interne Projekt-ID
    • Diese ID wird automatisch vom HERO-System erstellt, ist eindeutig und fest (kann nicht verändert werden) wird allerdings nicht in der HERO Anwendung angezeigt.
    • Du hast die HERO-interne Projekt-ID nicht zur Hand? Mit dem Modul "Get internal Project-ID" kannst du die benötigte ID abfragen

Ausgabe:

 

Kontakte

Find Contact

Typ:
Action

Beschreibung:

In der HERO Webanwendung und auch Mobil-App wird max. die "Kundennummer" zu einem Kunden angezeigt.
In den make.com-Modulen muss allerdings die eindeutige "HERO-interne Kontakt-ID" verwendet werden. Dieses Modul kann dafür verwendet werden, eben diese "HERO-interne Kontakt-ID" anhand von Kontaktinformationen abgefragt werden. 

Eingabe:

  • Suche
    • In dem Suchfeld kann nach Vorname, Nachname, Firmennamen, Email-Adresse und/oder Kundennummer gesucht werden (z.B. Max Mustermann 987654)
    • Umso mehr Informationen in dem Suchwert enthalten sind, desto genauer ist das Suchergebnis
    • Wir empfehlen anhand der Kundennummer zu suchen, da diese nicht doppelt vergeben werden kann und somit zuverlässig den einen richtigen Kontakt findet.
      Noch besser: Nachname + Kundennummer
    • Hat der/die Kund/in keine Kundennummer, sollte nach Vorname + Nachname gesucht werden

Ausgabe:

Wenn die Suche mehr als ein Ergebnis zurückliefert, wird nach "zuletzt geändert" sortiert und der zuletzt geänderte/angelegte Kontakt erscheint als erstes Ergebnis. Es werden max. 5 Kontakte zurückgegeben. 

  • HERO-interne Kontakt-ID
    • Diese ID wird automatisch vom HERO-System erstellt, ist eindeutig und fest (kann nicht verändert werden) wird allerdings nicht in der HERO Anwendung angezeigt. Diese ID ist in anderen Modulen (z.B. Update Contact) zu verwenden
  • Typ
  • Kategorie
  • Firmenname
  • Anrede
  • weitere Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • Kundennummer
    • Diese Nummer wird in der HERO-Anwendung angezeigt
  • Position/ Funktion
  • E-Mail-Adresse
  • Erreichbarkeit
  • Festnetznummer
  • Mobilfunknummer
  • Website
  • Fax
  • Adresse

 

Watch Contacts

Typ:
Trigger (instant)

Beschreibung:

Trigger wird ausgelöst, sobald in HERO ein Kontakt erstellt oder bearbeitet wurde

Beim Erstellen der Webhook kann ausgewählt werden, auf welche Ereignisse reagiert werden soll. Zur Auswahl stehen

  • Erstellt (= Kontakt wurde erstellt)
  • Geändert (= Kontakt wurde aktualisiert oder gelöscht)
    • Wurde der Kontakt gelöscht, werden als Daten "DSGVO-konform gelöscht" übergeben

 

Ausgabe:

  • HERO-interne Kontakt-ID
    • Diese ID wird automatisch vom HERO-System erstellt, ist eindeutig und fest (kann nicht verändert werden) wird allerdings nicht in der HERO Anwendung angezeigt. Diese ID ist in anderen Modulen (z.B. Update Contact) zu verwenden
  • Typ
  • Kategorie
  • Firmenname
  • Anrede
  • weitere Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • Kundennummer
    • Diese Nummer wird in der HERO-Anwendung angezeigt
  • Position/ Funktion
  • E-Mail-Adresse
  • Erreichbarkeit
  • Festnetznummer
  • Mobilfunknummer
  • Website
  • Fax
  • Adresse

 

Create Contact

Typ:
Action

Beschreibung:

Legt einen neuen Kontakt in HERO an

Eingabe:

  • Vorname
  • Nachname
  • Typ
    • privat oder gewerblich 
    • Entweder du wählst den gewünschten Typ im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID des Typs ein.
    • Du kennst die ID des Typs nicht? Hier: Werte für Kontakt: Typ findest du die einzelnen Werte
  • Kategorie
    • Kunde, Lieferant oder Partner 
    • Entweder du wählst die gewünschte Kategorie im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID der Kategorie ein.
    • Du kennst die ID der Kategorie nicht? Hier: Werte für Kontakt: Kategorie findest du die einzelnen Werte
  • Firmenname
  • Anrede
  • Weitere Anrede
  • Kundennummer
  • Position/ Funktion
  • E-Mail-Adresse
  • Erreichbarkeit
    • Entweder du wählst die gewünschte Erreichbarkeit im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID der Erreichbarkeit ein.
    • Du kennst die ID der Erreichbarkeit nicht? Hier: Werte für Kontakt: Erreichbarkeit findest du die einzelnen Werte
  • Festnetznummer
  • Mobilfunknummer
  • Website
  • Fax
  • Straße und Hausnummer
  • Postleitzahl
  • Ort
  • Adresszeile 1
  • Adresszeile 2
  • Land
    • Entweder du wählst das gewünschte Land im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID der Projektpipeline ein.
    • Du kennst die ID des Landes nicht? Dann deaktiviere "Map" wieder und öffne das Dropdown. Hier findest du die Länder inkl. ID
  • Notizen

Ausgabe

  • HERO-interne Kontakt-ID
    • Diese ID wird automatisch vom HERO-System erstellt, ist eindeutig und fest (kann nicht verändert werden) wird allerdings nicht in der HERO Anwendung angezeigt. Diese ID ist in anderen Modulen (z.B. Update Contact) zu verwenden
  • Typ
  • Kategorie
  • Firmenname
  • Anrede
  • weitere Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • Kundennummer
    • Diese Nummer wird in der HERO-Anwendung angezeigt
  • Position/ Funktion
  • E-Mail-Adresse
  • Erreichbarkeit
  • Festnetznummer
  • Mobilfunknummer
  • Website
  • Fax
  • Adresse
  • Notizen

 

Update Contact

Typ:
Action

Beschreibung:

Aktualisiert einen bestehenden Kontakt

Eingabe:

Neben der "HERO-internen Kontakt-ID" (um zu bestimmen, welcher Kontakt aktualisiert werden soll) müssen nur die Werte eingegeben werden, welche sich ändern sollen. Leere Felder werden bei der Aktualisierung ignoriert.

  • HERO-interne Kontakt-ID
    • Diese ID wird automatisch vom HERO-System erstellt, ist eindeutig und fest (kann nicht verändert werden) wird allerdings nicht in der HERO Anwendung angezeigt.
    • Du hast die HERO-interne Kontakt-ID nicht zur Hand? Mit dem Modul "Find Contact" kannst du die benötigte ID abfragen
  • Sonst vgl. Create Contact

Ausgabe:

 

Get a Contact

Typ:
Action

Beschreibung:

Fragt anhand der HERO-internen Kontakt-ID alle Daten eines bestehenden Kontakts ab

Eingabe:

  • HERO-interne Kontakt-ID
    • Diese ID wird automatisch vom HERO-System erstellt, ist eindeutig und fest (kann nicht verändert werden) wird allerdings nicht in der HERO Anwendung angezeigt.
    • Du hast die HERO-interne Kontakt-ID nicht zur Hand? Mit dem Modul "Find Contact" kannst du die benötigte ID abfragen

Ausgabe:

 

Werte für Kontakt: Typ

Angezeigter Wert ID / "technischer" Wert
Person private
Firma commercial

 

Werte für Kontakt: Kategorie

Angezeigter Wert ID / "technischer" Wert
Kunde customer
Lieferant supplier
Partner partner

 

Werte für Kontakt: Erreichbarkeit

Angezeigter Wert ID / "technischer" Wert
Vormittags 0
Nachmittags 1
Abends 2
Ganztags 3
Nur am Wochenende 4
ausschließlich per E-Mail 5
Sontige 6



Bilder

Watch Images

Typ:
Trigger (instant)

Beschreibung

Trigger wird ausgelöst, sobald in HERO ein Bild hochgeladen, innerhalb der HERO-App mit dem Smartphone hinzugefügt oder bearbeitet wurde. 

Ausgabe:

  • Datei Name
  • Bildkategorie
  • Projekt-ID oder Kontakt-ID
    • Aus technischer Sicht wird nicht unterschieden, ob ein Bild einem Projekt oder einem Kontakt zugeordnet wurde. In beiden Fällen wir in diesem Feld die ID übergeben
  • Auftrag-ID
    • Wird das Bild einem Auftrag hinzugefügt, wird die ID in diesem Feld angegeben
  • Download-Link
    • Das Modul empfängt die Bild-Datei selbst nicht, sondern stellt einen Downloadlink zur Verfügung. Über diesen Link kann im nächsten Schritt (mit einem anderen Modul) die Bild-Datei heruntergeladen und weiter verarbeitet werden

Hinweis: Mit dem Modul "HTTP - Get a file" kann die Datei anschließend heruntergeladen werden

 

Upload Image

Typ:
Action

Beschreibung:

Lädt ein Bild in HERO hoch und ordnet dieses einem Projekt, Kontakt oder Auftrag zu.

Eingabe

  • Bild Name
    • Unter diesem Namen erscheint das Bild in HERO
    • Wichtig: Damit die Datei in HERO korrekt angezeigt werden kann, ist es erforderlich, dass die Dateiendung (z.B. ".jpg") enthalten ist
  • Bild Datei
  • Kategorie
    • Besteht die Bildkategorie bereits in HERO, wird das Bild dieser Kategorie hinzugefügt
    • Besteht die Bildkategorie noch nicht, dann wird diese neu erstellt
  • Ziel Typ
    • Auswahl zwischen Projekt/ Kontakt und Auftrag
    • Entweder du wählst den gewünschten Ziel-Typ im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID des Ziel-Typs ein.
    • Du kennst die ID der Erreichbarkeit nicht? Hier: Werte für Dateien: Ziel Typ findest du die einzelnen Werte
  • Ziel ID
    • Hier ist die "HERO-interne Kontakt-/Projekt-/Auftrags-ID" einzutragen
    • Du hast die HERO-interne Projekt-ID nicht zur Hand? Mit dem Modul "Get internal Project-ID" kannst du die benötigte ID abfragen
    • Du hast die HERO-interne Kontakt-ID nicht zur Hand? Mit dem Modul "Find Contact" kannst du die benötigte ID abfragen

Rückgabe

  • Bild Name
  • Bildkategorie
  • Ziel Typ
  • Ziel ID
  • uuid
    • Die uuid ist die interne ID des Dateiuploads

 

Dokumente

Watch Documents

Typ:
Trigger

Beschreibung:

Trigger wird ausgelöst, sobald in HERO ein 

  • Dokument hochgeladen oder ein
  • hochgeladenes Dokument bearbeitet oder ein
  • Dokument (mit dem HERO-Dokumenteneditor) erstellt wurde. Solange ein Dokument sich noch im Entwurf befindet, wird der Trigger nicht ausgelöst

Ausgabe:

  • Dokumentennummer
  • Dokument-Typ-ID
  • Dokument-Typ-Name
  • Ordner-ID
  • Ordner-Name
  • HERO-interne Projekt-ID
  • HERO-interne Job-ID
  • Nettobetrag
  • Steuerbetrag
  • Erstelldatum
  • Downloadlink
    • Das Modul empfängt die Dokument-Datei selbst nicht, sondern stellt einen Downloadlink zur Verfügung. Über diesen Link kann im nächsten Schritt (mit einem anderen Modul) die Dokument-Datei heruntergeladen und weiter verarbeitet werden

Hinweis: Mit dem Modul "HTTP - Get a file" kann die Datei anschließend heruntergeladen werden

 

Upload Document

Typ:
Action

Beschreibung:

Lädt ein Dokument in HERO hoch und ordnet dieses einem Projekt, Kontakt oder Auftrag zu.

Eingabe:

  • Dokument Name
    • Unter diesem Namen erscheint das Dokument in HERO
    • Wichtig: Damit die Datei in HERO korrekt angezeigt werden kann, ist es erforderlich, dass die Dateiendung (z.B. ".pdf") enthalten ist
  • Dokument Datei
  • Dokumenten Typ
    • Entweder du wählst den gewünschten Dokumententyp im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID des Dokumententyps ein.
    • Du kennst die ID des Dokumententyps nicht? Dann deaktiviere "Map" wieder und öffne das Dropdown. Hier findest du deine Dokumententypen inkl. ID
  • Dokumenten Ordner
    • Entweder du wählst den gewünschten Dokumentenordner im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID des Dokumentenordners ein.
    • Du kennst die ID des Dokumentenordners nicht? Dann deaktiviere "Map" wieder und öffne das Dropdown. Hier findest du deine Dokumentenordner inkl. ID
  • Ziel Typ
    • Auswahl zwischen Projekt/ Kontakt und Auftrag
    • Entweder du wählst den gewünschten Ziel-Typ im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID des Ziel-Typs ein.
    • Du kennst die ID der Erreichbarkeit nicht? Hier: Werte für Dateien: Ziel Typ findest du die einzelnen Werte
  • Ziel ID
    • Hier ist die "HERO-interne Kontakt-/Projekt-/Auftrags-ID" einzutragen
    • Du hast die HERO-interne Projekt-ID nicht zur Hand? Mit dem Modul "Get internal Project-ID" kannst du die benötigte ID abfragen
    • Du hast die HERO-interne Kontakt-ID nicht zur Hand? Mit dem Modul "Find Contact" kannst du die benötigte ID abfragen
  • Dokumentenart (nur für Rechnungen relevant)
    • Ist dein hochgeladenes Dokument eine Rechnung, hast du die Möglichkeit "Teilrechnung" oder "Abschlussrechnung" zu wählen.
    • Ist das Dokument keine Rechnung, wähle bitte "Keine Rechnung"
    • Entweder du wählst die gewünschte Dokumentenart im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID der Dokumentenart ein.
    • Du kennst die ID der Dokumentenarten nicht? Hier: Werte für Dateien: Dokumentenart (Rechnungen) findest du die einzelnen Werte
  • Nettobetrag
  • Steuerbetrag
    • Hier ist der absolute Betrag in € anzugeben - nicht der prozentuale Steuersatz
  • Fortlaufende Nummer verwenden
    • Wenn ausgewählt, generiert HERO eine fortlaufende Dokumentennummer für dich
  • Dokumentennummer
    • Du kannst die Dokumentennummer auch selbst vergeben
    • Beachte: Wenn "Fortlaufende Nummer verwenden" aktiviert ist, dann wird dieses Feld ignoriert

Ausgabe:

  • HERO-interne Dokument-ID
  • Dokumentennummer

 

Werte für Dateien: Ziel Typ

Angezeigter Wert ID / "technischer" Wert
Projekt/ Kontakt project_match
Auftrag

field_service_job

 

Werte für Dateien: Dokumentenart (Rechnungen)

Angezeigter Wert ID / "technischer" Wert
keine Rechnung (Feld leer lassen)
Teilrechnung

parted
Abschlussrechnung

full

 

 

Logbuch

Create Logbook Entry

Typ:
Action

Beschreibung:

Erstellt einen neuen Eintrag im Logbuch in einem Projekt, Kontakt oder Auftrag

Eingabe:

  • Ziel Typ
    • Auswahl zwischen Projekt/ Kontakt und Auftrag
    • Entweder du wählst den gewünschten Ziel-Typ im Dropdown aus oder du aktivierst "Map" und gibst die ID des Ziel-Typs ein.
    • Du kennst die ID der Erreichbarkeit nicht? Hier: Werte für Dateien: Ziel Typ findest du die einzelnen Werte
  • Ziel ID
    • Hier ist die "HERO-interne Kontakt-/Projekt-/Auftrags-ID" einzutragen
    • Du hast die HERO-interne Projekt-ID nicht zur Hand? Mit dem Modul "Get internal Project-ID" kannst du die benötigte ID abfragen
    • Du hast die HERO-interne Kontakt-ID nicht zur Hand? Mit dem Modul "Find Contact" kannst du die benötigte ID abfragen
  • Logbucheintrag
  • Email-Empfänger
    • Hier können MitarbeiterInnen ausgewählt werden, welche zusätzlich via Email über den neuen Logbucheintrag informiert werden sollen
    • Der Versand ist nur möglich, wenn in deinem HERO-Account eine Email-Konfiguration hinterlegt ist. FAQ Artikel
  • Sichtbarkeit
    • Hier wird definiert, für welche Rollen der neue Logbucheintrag sichtbar sein wird
    • Für die Rolle "Geschäftsführer" sind stets alle Einträge sichtbar

Ausgabe:

  • ID des Logbucheintrags

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