Das Jahr 2024 verging wie im Flug - damit du unbeschwert in 2025 starten kannst, haben wir dir eine kleine Checkliste für HERO zusammengestellt.
Ab dem 01.01.2024 solltest du folgenden Dinge beachten:
1. Präfix und Nummernkreise
Wenn du im Präfix bei den Nummernkreisen, z. B. eine Jahreszahl verwendest [RE-2024-XXX], müssen die Nummernkreise für deine Dokumente ggf. angepasst werden.
Hier findest du eine Anleitung, wie du deinen Nummernkreis in HERO verwalten kannst: Anleitung Nummernkreis
Denke auch daran, falls notwendig, die Präfixe deiner verschiedenen Dokumente anzupassen. Der Nummernkreis und die Präfixe können unter dem Menüpunkt [Dokumente] und unter [Konfigurator] für die jeweiligen Dokumententypen angepasst werden.
Um den Nummernkreis anzupassen, gehe bitte auf den Reiter Allgemeine Einstellungen:
Um die Präfixe anzupassen, gehe bitte auf den Reiter Zusätzliche Option.
Es ist wichtig zu beachten, dass, wenn du möchtest, dass die Nummerierung von vorne beginnt, neue Nummernkreise erstellt und den verschiedenen Dokumententypen zugeordnet werden müssen. Die bestehenden Nummernkreise zu ändern bewirkt nicht, dass die Zählung von vorne beginnt.
2. Übertrag von Überstunden in 2025
Die Überstunden deiner Mitarbeiter kannst du in das Jahr 2025 übertragen, indem du einen entsprechenden Stundenausgleich für das alte Jahr (2024) und dann einen für das neue Jahr (2025) erstellst. Gehe dabei wie folgt vor:
In der [Mitarbeiterverwaltung] der entsprechenden Person findest du den Menüpunkt [Zeiterfassung] - wähle dort den Zeitraum "Dieses Jahr" aus. Im Zeitkonto rechts siehst du dann die Überstunden für dieses Jahr. In unserem Beispiel hat Harald Handwerker also 25 Überstunden.
Hinweis: Dies funktioniert für Minusstunden auf die gleiche Weise.
Achtung: Sollte der Mitarbeiter jedoch nicht am 01.01.2024 oder davor angefangen haben, so muss statt "Dieses Jahr" einmal das Startdatum des Mitarbeiters, z.B. vom 01.05.2024, ausgewählt werden und als Enddatum wird der 31.12.2024 eingetragen werden.
Um diese Überstunden sauber und korrekt in das neue Jahr zu übertragen. Sollten wir diese Stunden zunächst einmal für das alte Jahr korrigieren und dann für das neue Jahr hinzufügen.
Dazu gehen wir auf "Stundenausgleich" und klicken dort auf "+Stundenausgleich".
Es öffnet sich ein Eingabefenster, in welches wir eine "Korrektur (reduziert Überstunden)" für das alte Jahr (31.12.2024) in Höhe von den 25 Stunden eintragen.
Nach dem Speichern haben wir damit die Überstunden aus 2024 herauskorrigiert. Nun übertragen wir diese für 2025.
Dafür erstellen wir wieder einen neuen Stundenausgleich. Hierbei ist nun wichtig, eine "Korrektur (reduziert Minusstunden)" in der Höhe von 25 Stunden anzulegen und vor allem den "Verbuchungszeitpunkt" hierbei für den 01.01.2025 zu wählen.
Die Überstunden werden dem Mitarbeiter nun im neuen Jahr gutgeschrieben und reduzieren seinen Saldo entsprechend um 25 Stunden im Zeitkonto.
3. Übertrag von Resturlaubstagen in 2025
Resturlaubstage deiner Mitarbeiter kannst du ganz einfach in das neue Jahr 2025 übertragen.
Gehe hierzu in den Menüpunkt [Mitarbeiterverwaltung] und dort auf [Mitarbeiter]. Wähle den entsprechenden Mitarbeiter aus, für den du die Urlaubstage anpassen musst.
In dem Reiter [Urlaub und Abwesenheiten] siehst du das noch verfügbare Budget des aktuellen Jahres. Hier hat der Mitarbeiter Harald Handwerker zum Beispiel noch 2 verfügbare Urlaubstage, die er natürlich gerne ins neue Jahr mitnehmen würde.
Für den Übertrag der Urlaubstage wechseln wir zunächst über das Dropdown-Menü das Jahr. Wählen hier das Folgejahr 2025 aus und klicken bei "Details Urlaubsbudget (2025) dann auf bearbeiten:
Hier können wir nun unter "Resturlaub aus vorheriger Periode in Tagen" die obigen 2 verfügbaren Urlaubstage eintragen.
Wir sehen direkt, dass das "Gesamtbudget in Tagen" unten um diese 2 Tage erhöht wird.
(Kleiner Tipp: das Feld "Manuelle Anpassung in Tagen" kann verwendet werden, um zum Beispiel verfügbaren Sonderurlaub einzutragen (bei Umzug, Entbindung, etc.)
Speichern nicht vergessen - und damit haben wir haben den Urlaub erfolgreich ins neue Jahr übertragen.
Wir wünschen allen HERO-Kund*innen schon jetzt einen guten Start in das neue Jahr!
Euer HERO-Software-Team