Was ist eine kumulierte Rechnung?
Anders als bei einer "normalen" Rechnung, welche nur die Positionen enthält, die in diesem Dokument abgerechnet werden sollen, enthält eine kumulierte Rechnung auch alle Positionen aus den vorangegangenen Teilrechnungen.
Dies wird vor allem bei größeren Projekten mit mehreren Bauabschnitten genutzt, um dem Rechnungsempfänger einen Überblick über alle bisher erbrachten Leistungen zu verschaffen.
Um die Positionen aus den vorangegangenen Teilrechnungen nicht doppelt in Rechnung zu stellen, werden diese am Ende des Dokuments vom Gesamtbetrag abgezogen.
Beispiel:
In einem Bauprojekt sollen in einem MFH 10 Heizungen als Komplettpakete zu je 10.000€ eingebaut werden. Die Umsetzung soll in drei Bauabschnitten erfolgen und nach jedem Bauabschnitt soll eine Rechnung erstellt werden.
Erste Teilrechnung
Nach einem Monat (1. Bauabschnitt) werden in einer ersten Teilrechnung 3 Heizungen für insgesamt 30.000€ in Rechnung gestellt.
Zweite kumulierte Teilrechnung
Nach einem weiteren Monat wurden 4 weitere Heizungen verbaut und sollen nun in einer zweiten Teilrechnung abgerechnet werden.
In einer "normalen" Rechnung würden jetzt 4 Heizungen stehen und die Rechnungssumme würde 40.000€ betragen. In der kumulierten Teilrechnung werden nun aber insgesamt 7 Heizungen (im Bild grün) aufgelistet mit einer Gesamtsumme von 70.000€. Damit die 3 Heizungen aus dem ersten Bauabschnitt hier nicht erneut in Rechnung gestellt werden, wird in der zweiten Teilrechnung die erste Teilrechnung unterhalb der Gesamtsumme (im Bild blau) abgezogen.
Somit beträgt der Rechnungswert der kumulierten Rechnung ebenfalls 40.000€ (rot), obwohl Positionen im Wert von 70.000€ aufgelistet werden.
Hinweis: Der zu überweisende / offene Betrag ganz unten in der Rechnungs- und Zahlungsübersicht wird mit 70.000€ angegeben, da keine Zahlung für die erste Teilrechnung eingegangen ist. Andernfalls würde sich der offene Betrag automatisch verringern.
Abschlussrechnung
Die verbleibenden 3 Heizungen werden in einem letzten Bauabschnitt fertiggestellt und somit in der Abschlussrechnung abgerechnet.
Es werden nun alle 10 Heizungen (im Bild grün) aufgelistet und der Gesamtbetrag beträgt insgesamt 100.000€, da in einer Abschlussrechnung alle Positionen aufgeführt werden müssen, die in allen Teilrechnungen enthalten waren. Bei einer Abschlussrechnung handelt es sich somit immer um eine kumulierte Rechnung.
Da 7 Heizungen bereits in den vorangegangenen Dokumenten in Rechnung gestellt wurden, werden diese bzw. die beiden Teilrechnungen von der Gesamtsumme abgezogen (im Bild blau). Der Rechnungsbetrag der Abschlussrechnung beträgt somit nur 30.000€ (im Bild rot),
Hinweis: Der zu überweisende / offene Betrag ganz unten in der Rechnungs- und Zahlungsübersicht wird mit 100.000€ angegeben, da keine Zahlungen für die Teilrechnungen eingegangen sind.
Wie erstelle ich eine kumulierte (Teil-)Rechnung?
Eine kumulierte Teilrechnung kannst du genauso erstellen wie eine normale Rechnung. Du musst dafür beim Erstellen der Rechnung lediglich bei "Art der gewünschten Rechnung" die "kumulierte Teilrechnung" auswählen. Anschließend solltest du bei der Positionsauswahl alle Positionen auswählen, die bereits in der letzten Rechnung enthalten waren.
Hinweis: Ob eine Position schon (ganz oder in Teilen) abgerechnet wurde, wird dir links mit einem kleinen Icon angezeigt.
Wenn es keine vorangegangene Rechnung gibt, macht es keinen Unterschied, ob du als Rechnungsart "Teilrechnung" oder "kumulierte Teilrechnung" auswählst.
ACHTUNG:
Wenn du Teilrechnungen auf Basis von Aufmaßen oder Baustellenberichten erstellen möchtest, dann musst du die Zahlungsübersicht bearbeiten und die gewünschten Rechnungen über die Checkbox aktivieren, damit diese korrekt abgezogen werden:
Hintergrund ist, dass die Teilrechnungen nicht dasselbe Referenzdokument nutzen (jede Rechnung bezieht sich auf ein Aufmaß statt alle auf dasselbe Angebot) und somit nicht automatisch ein Bezug zueinander hergestellt werden kann.